فرهنگ سورنی

اولین تعریف رسمی ومستقل از واژه دفترخانه توسط قانون ثبت اسناد واملاک مصوب۱۳۰۸/۱۱/۲۱ارایه شد. ماده ۱۹۴ این قانون می گوید:
درنقاطی که وزارت عدلیه مقتضی بداندبرای تنظیم اسناد رسمی دفاتراسنادرسمی به عده کافی معین خواهد کرد هر دفتر رسمی اسنادمرکب است ازیک نفرصاحب دفترولااقل یک نفر نماینده اداره ثبت اسناد.(ماده ۱۹۴ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)
بنابه تعریف ماده ۱۹۴ فوق، دفترخانه متشکل از دو نفر بود یکی بنام صاحب دفتر که مستقل از تشکیلات اداره ثبت بود ومسئولیت دفترخانه راشخصا برعهده داشت و دوم نماینده اداره ثبت که حکم ناظر دفترخانه را داشت و موظف بود بر اسنادی که توسط سردفتر تنظیم می شد نظارت نماید.البته این نظارت بیشتر ازجهت وصول حق الثبت وسایرحقوق دولتی ازجمله نیم عشر اجرایی، بقایای ثبتی و یا حق تمبر بود.به همین جهت بودکه درقدیم نماینده ثبت، دفتر مستقلی داشت که شماره و تاریخ اسناد مهم را باذکر موضوع مورد ثبت را درآن قید می نمود.
نماینده ای که ازطرف اداره کل ثبت اسنادو املاک برای هردفتری تعیین می شود باید دراوقات کاردردفتر اسناد رسمی حاضر باشدتاهرمعامله وتعهدی که واقع می شود پس ازثبت در دفترصاحب دفتر در دفتر خودثبت نماید ودر هریک ازاین دو دفتر باید نمره صفحه دفتر دیگری که سنددر آن ثبت شده است قید گردد.(ماده ۱۹۷ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)

تاقبل از وضع این ماده استعمال کلمه صاحب دفتر مرسوم نبوده و به این متخصصین ثبتی مباشر ثبت می گفتند ، استقلالی  نداشته و ازنظر ساختاری نیز جزءاداره ثبت و شعبه ای ازآن بودند.ماده ۵ قانون ثبت اسنادواملاک مصوب۱۳۰۲ دراین خصوص می گوید:
هریک ازدوایرثبت اسناد واملاک مشتمل بریک شعبه ثبت که در تحت اداره یک نفر رییس شعبه توسط مامورین متخصص این کار(مباشرین ثبت)اداره می شود ویک شعبه ضبط وزارت عدلیه می توانددرنقاطی که مقتضی بداندبرای ثبت وضبط یک شعبه تاسیس نماید.(ماده ۵ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱حمل ۱۳۰۲)
امروزه به نمایندگان دفترخانه ها دفتریارگفته می شود و به صاحبان دفتر، سردفتر.

اعتبار ورسمیت دفترخانه ها منوط به رعایت نظامات و تبعیت از قوانین است.وصاحبان دفاتر قبل از شروع به کار متعهد به تبعیت از نظامات و قوانین می شوند بنابراین اگر دفترخانه ای درتنظیم اسنادخود رعایت قوانین را ننماید، سند تنظیم شده فاقد اعتبار بوده و واجد آثار حقوقی نمی باشد.ماده ۱۹۵ دراین باره می گوید:
هیچ دفتری رانمیتوان رسمیت دادمگراینکه صاحب آن درضمن تقاضانامه خود تبعیت ازقوانین ونظامات وزارت عدلیه را راجع به ثبت اسنادتعهدنماید.(ماده
۱۹۵ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)

حوزه صلاحیت دفاتراسناد رسمی محدود نیست.(ماده ۱۹۶ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)
هرگاه دفتراسناد رسمی که باید با رعایت ماده ۱۹۵معین شود در محضر یکی ازمجتهدین جامع الشرایط باشدحضور نماینده(به شرط اجازه وزارت عدلیه)دردفتر لازم نبوده و سندی که مطابق مقررات ازدفتر صادر شده و به اداره ثبت صدور آن از ناحیه صاحب دفتر مسلم باشددر دفتر اداره به ثبت خواهد رسید.(ماده ۱۹۸ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)
دفاتراسناد رسمی ملزم به رعایت ماده (۱۱) این قانون راجع به تعدد وتنوع دفاتر ثبت نیستند.(ماده ۱۹۹ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی)
برای تنظیم وثبت اسنادرسمی وزارت عدلیه درحوزه های ثبتی به قدرکفایت دفتراسنادرسمی تاسیس خواهد نمود.(ماده ۱قانون دفتراسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶/۳/۱۵ خورشیدی)
دفتراسناد رسمی به مدیریت ومسئولیت یک نفرصاحب دفتر که ازاین به بعد سردفتر نامیده می شوداداره می گردد.(ماده ۲قانون دفتراسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶/۳/۱۵ خورشیدی)
دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین ونظامات راجع به آن است. (ماده ۱ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نامیده می‌شود. (ماده ۲قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
تا زمانی که در مراکز استان کانون سردفتران تاسیس نشده نظر مشورتی دادستان شهرستان محل و در محل‌های فاقد دادسرا نظر دادگاه بخش محل جلب خواهد شد.(تبصره)
هر دفترخانه علاوه بر یک دفتر یار قسمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتر یار اول نامیده می‌شود می‌تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد.(ماده ۳ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

محل دفترخانه در هر شهر یا بخش به معرفی سردفتر و موافقت اداره ثبت محل تعیین خواهد شد و در صورت ضرورت انتقال محل دفترخانه به محل دیگر در همان شهر یا بخش با تصویب ثبت محل امکان‌پذیر است(ماده ۴قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
پس از تصویب این قانون تاسیس دفترخانه با توجه به نیازمندی‌های هر محل تابع ضابطه زیر خواهد بود در شهرها برای حداقل هر ۱۵ هزار نفر و حداکثر هر ۲۰ هزار نفر با توجه به آمار و درآمد حاصل از حق و صبر معاملات یک دفترخانه خواهند داشت جازه تجدید فعالیت دفترخانه‌ای که به علت انفصال دائم سردفت تعطیل شده در حکم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سردفتر که پس از انقضای مدت‌های مقرر در ماده ۶۹ این قانون در حال تعطیل باقی بماند.،(ماده ۵ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
تبصره- پس از تعیین تعداد دفاتر اسناد رسمی هر محل به شرح این ماده هرگاه با توجه به میزان معاملات و درآمد دفاتر اسناد رسمی موجود و مقتضیات محلی افزایش تعداد دفاتر زائد بر حد نصاب مذکور ضروری تشخیص شود به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و تصویب وزارت دادگستری حداکثر تا دو دفترخانه می‌توان به دفاتر موجود در هر حوزه ثبتی با رعایت مقر رات این قانون اضافه نمود.

برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی وزارت عدلیه در حوزه‌های ثبتی به قدر کفایت دفتر اسناد رسمی تاسیس خواهد نمود. (ماده ۱ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵خرداد۱۳۱۶)
دفتر اسناد رسمی به مدیریت و مسئولیت یک نفر صاحب دفتر که از این به بعد سردفتر نامیده می‌شود اداره می‌گردد.( ماده۲ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵خرداد۱۳۱۶)

دفترخانه‌ها از نظر صلاحیت به سه درجه تقسیم می‌شوند:
۱- دفترخانه درجه اول که به وسیله یک سردفتر درجه اول و یک یا چند دفتریار اداره می‌شود.
۲-دفترخانه درجه دوم که به وسیله یک سردفتر درجه دوم اداره می‌شود و اجازه تنظیم و ثبت اسناد و معاملات به هر مبلغی را دارا بوده و می‌تواند یک دفتریار داشته باشد.
دفترخانه درجه سوم که به وسیله یک سردفتر درجه سوم اداره می‌شود و اجازه تنظیم و ثبت اسناد تا ۵۰۰۰ ریال را دارد.
تبصره ۱- ثبت و تنظیم اسناد کلیه معاملاتی که باید در دفتر املاک ثبت شود در دفترخانه درجه دوم و سوم منوط به اجازه مخصوص وزارت عدلیه خواهد بود.
تبصره ۲-وزارت عدلیه می‌تواند در نقاطی که فقط دفتر اسناد رسمی درجه سوم تشکیل شده است نصاب معاملات را زیاد و کم کند به شرط آنکه از ۱۰ هزار ریال بیشتر و از ۲۰۰۰ ریال کمتر نباشد.(ماده ۴قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶)متصدیان دفترخانه‌ها به چهار طبقه تقسیم می‌شوند:
۱- سر دفتر درجه اول
۲-سر دفتر درجه دوم.
۳- سر دفتر درجه سوم .
دفتریار درجه اول.
دفتریار درجه دوم.(ماده ۵قانون دفتراسنادرسمی مصوب ۱۳۱۶/۳/۱۵)

به وزارت دادگستری اجازه داده می‌شود از تاریخ تصویب این قانون تا ۱۰ سال در صورتی که برای تصدی دفتر اسناد رسمی و دفتر یاری در خارج از مراکز استان داوطلب واجد شرایط موضوع مواد ۶ و ۷ این قانون موجود نباشد از میان اشخاص واجد شرایط طبق قانون سابق انتخاب کند سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فقط در صورتی با تقاضای انتقال این افراد به محل دیگر موافقت می‌نماید که در محل جدید نیز داوطلب واجد الشرایط وجود نداشته باشد(ماده ۸ قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
کفیل دفترخانه باید واجد همان شرایطی باشد که برای سردفتر مقرر است.(تبصره ماده ۷ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

دفاتر دفترخانه :

هر دفترخانه علاوه بر دفتر سردفتر که یک نسخه است دارای دفاتر دیگر که نوع و عنوان و تعداد و نحوه تنظیم و نگهداری آن طبق آیین نامه معین می‌شود خواهد بود.(ماده ۱۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)