فرهنگ سورنی

نگاهی گذرا به تاریخچه قانونی اولین سردفتران وظایف ، اختیارات ، جایگاه و وظایف عملی آنها:

به موجب قوانین ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ و ۱۳۰۲/۱/۲۱ خورشیدی مباشرین ثبت (سردفتران امروزی) ازمتخصصین ثبت اسناد درآن زمان بوده که وظیفه تنظیم اسناد را وفق مقررات قانونی برعهده داشتند مباشرین از مستخدمان ثبت بشمار می رفتند و مباشرت ثبت یکی ازبخش های دایره ثبت اسناد آن زمان محسوب می شد.(نویسنده)

عده مباشرین ثبت در هر محل و حوزه محکمه ابتدایی منوط به مقتضیات محل و کیفیات حوزه مذکور می‌باشد و آن عده را وزیر عدلیه با موافقت وزیر مالیه و وزیر داخله معین نموده و به مقامات لازم پیشنهاد می نماید. (ماده ۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)

مباشرین ثبت باید دارای شرایط ذیل باشند:
اولاً- تابعیت ایران .
ثانیا-مذهب اسلام.
ثالثا-سن آنها لااقل ۲۵سال باشد.
رابعا- دادن امتحان به طوری که در ماده ۸ مقرر است.(ماده ۵ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
شغل مباشرت ثبت به اشخاصی تفویض می‌شود که قبلا امتحان سواد فارسی و دانستن قوانین و نظامات راجع به ثبت اسناد را کاملاً در حضور رئیس محکمه ابتدایی و مدعی العموم آن محکمه و مدیر ثبت داده باشند پرگرام آن امتحان را وزارت‌ عدلیه مرتب و برای اطلاع اهالی در جراید محل اعلان می نماید.
تنبیه- هرگاه شغل مدعی العموم در محکمه ابتدایی تاسیس نشده باشد به جای او دو نفر از معاریف محل صلاحیت امتحان نمودن را داشته باشند به مجلس امتحان دعوت می‌شوند.(ماده ۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)

اشخاص مفصله ذیل نمی توانند برای مباشر ثبت معین شوند:
اولاً-اشخاصی که در تحت قیمومت شرعی هستند.
ثانیا-ورشکستگان به تقصیر.
ثالثاً- مرتکبین جنایات از قبیل قتل و سرقت و غیر هما و معروفین به ارتکاب جنایات که شرعا برائت خود را حاصل نکردند.(ماده ۶ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی) مباشرین ثبت نمی توانند با شغل خود شغلی را در ادارات دولتی یا انجمن‌های بلدیه و ایالتی و ولایتی و غیرها توام نمایند و یا شغل وکالت را در محاکم عدلیه متصدی شوند.(ماده ۷ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)

عزل مباشرین ثبت بعد از صدورحکم محکمه که صلاحیت حکم را دارد با وزیر عدلیه است.(ماده ۱۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی) مباشرین ثبت قبل ازمباشرت به شغل خودشان باید در هیات اجتماعیه محکمه ابتدایی قسم یاد نمایند که به صحت و درستی وظایف خود را انجام خواهندداد.(ماده۱۱قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت درخدمت دولتی محسوب وازحیث رتبه وحقوق وکفایت خدمتی مقام معاونین منشی های (دفتردارهای)محاکم ابتدایی را دارند مقرری مباشرین ثبت به موجب ماده ۱۳۳معین می شود.(ماده ۱۲قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشرین ثبت مکلفندکه وظایف خودرا فقط درحوزه محکمه ابتدایی متبوعه انجام بدهندواقدامات آنها درخارج ازحوزه مذکوره اثر قانونی ندارد ولی درحدود حوزه محکمه ابتدایی متبوعه مباشرین ثبت وظایف خودرا نسبت به کلیه ارباب رجوع انجام می دهند ولو آن که اقامتگاه ارباب رجوع خارج از حوزه مذکوره باشد.(ماده ۱۳قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشرین ثبت مکلفنداسنادی راکه نزدآنهامی آورندافشا ننمایند و مضمون آن اسناد را به کسی نگویند مگردرمواردی که قانون اجازه می دهد تخلف از مفاد این ماده مستلزم مجازاتی می شود که در ماده ۱۲۴مصرح است.(ماده ۱۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
(ماده ۱۲۴:هرگاه اجزاءاداره ثبت اسنادصورت ثبت یا سواد سندی را به کسانی که دراین قانون رخصت داده نشده بدهند یا خود اسنادی که نزدآنان می آورند افشا نمایند یا مضمون آنها را به کسانی که حق ندارند توضیحات یا اطلاعات دهند ازشغل خود معزول شده و به هیچ خدمت دولتی قبول نخواهند شد.) مباشرین ثبت مهری خواهندداشت که علامت شیروخورشید رادارا و در زیر آن نوشته خواهد بود فلان (اسم) مباشرثبت فلان جا (محل).(ماده ۱۵قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
نمونه امضاء و نمونه نقش مهر هر مباشر ثبت باید یک نسخه به دفتر راکد حوزه ابتداییه و نسخه دیگر به دفتر راکد کل فرستاده شود که ضبط شده و در مواقع لازمه برای تطبیق با امضاء و مهر مباشر ثبت موجود باشد.(ماده ۱۶ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)

دفاتر مباشرین ثبت از قرار تفصیل ذیل است:
اولا-دو دفتر برای ثبت اسنادبه طوری که قانون معین می کند. یکی برای معاملات راجعه به اموال غیرمنقوله ودیگری برای سایرمعاملات.
ثانیا-دو دفترفهرست که درآن مباشرثبت مفاد اسنادثبت شده و تصدیقات خود را با قید سجلات وامضاء ها و همچنین کلیه اقداماتی را که موافق وظایف خود یعمل می آورد نسختین می نویسد(به طوراختصارفهرست می کند)
ثالثا-دفترنماینده عمومی که به ترتیب حروف تهجی برای کلیه اسناد که در نزد مباشرثبت یا تصدیق شده ترتیب می شود.
رابعا-دفترصورت اسنادی که درمباشرت ثبت تودیع می شود.
خامسا-دفترصورت اشخاصی که ورشکسته و یا در تحت قیمومت یا ولایت شرعی اعلان شده اند.
سادسا-دفترعایدات.(ماده ۱۸ قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مرخصی مباشرین ثبت اسنادموافق قانون مرخصی مستخدمین دولت و به اجازه رئیس محکمه ابتدایی خواهد بود(اکنون رئیس ثبت محل) ولی باید مباشر ثبت درحین مرخصی و همچنین درحال مرضی که مانع از تصدی شغل است یک نفر را که دارای اوصاف وشرایط مباشر ثبت باشد به محکمه ابتدایی به جای خود معرفی کرده ومسئولیت اداء خساراتی که قانونا بر عهده اواست به عهده بگیرد.(ماده ۲۴قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در صورت فوت مباشر ثبت یا انفصال و یا عزل او رئیس محکمه ابتدایی فوراً دفاتر را توقیف کرده به دفتر راکد می فرستد و روی مهر مباشر با سوهان دو خطی که همدیگر را به طور عمودی تقاطع می کنند کشیده آن را از اعتبار می‌اندازد.(ماده ۲۵ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)در صورتی که از مباشر ثبت یا مدیر یا معاون او رفتاری مشاهده شود که شایسته مقام آنها نبوده و در انظار عامه رکیک و قبیح باشد (ولو اینکه آن رفتار از اشخاص مذکوره در خارج از خدمت ناشی شود) اطلاعات راجع به آن نوع رفتار و اعمال اشخاص مذکوره توسط رئیس محکمه ابتدایی یا مدعی العموم آن محکمه به محکمه ابتدایی پیشنهاد شده محکمه مذکوره بعد از خواستن توضیحات از متهم و رسیدگی در جلسه اداری محکمه رای خود را در ابقاءیا انفصال مباشر یا مدیر ثبت اظهار می‌دارد و در موارد مقتضی اقدامات لازم را بلاتاخیر برای ضبط اسنادی که متعلق به مردم در مباشرت ثبت امانت است به عمل می‌آورد رای محکمه ابتدایی با تمام اسناد و نوشتجات نزد رئیس محکمه استیناف فرستاده می شود مشارالیه رای خود را ضمیمه رای محکمه ابتدایی نموده مراتب را به وزارت عدلیه پیشنهاد می نماید انفصال محکوم منوط به صدور حکم وزیر عدلیه است و حکم وزیر عدلیه قابل شکایت نیست. (ماده ۴۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)شکایاتی که ازمباشرین یا مدیر ثبت راجع به امتناع آنها از ثبت اسناد یا راجع به ثبت سندی و یا تخلف آنها از وظایف قانونی خود شان می شود در آن محکمه ابتدایی باید رسیدگی شود که مباشرین و مدیر های ثبت در حوزه آن واقعند(ماده ۴۱ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه شکایات مذکور در ماده قبل از معاونین مدیرثبت باشد در صورتی که مدیر ثبت حاضر باشد خودش به شکایات مذکور رسیدگی کرده و آنچه را که موافق ماده ۳۹ از خصایص محاکمه است بدانجا ارجاع می‌نماید ولی در صورت مرض یا غیبت مدیر ثبت کلیه شکایات از معاون او راجع به محکمه ابتدایی متبوع است.(ماده ۴۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)

مشاغل مباشرین ثبت از قرار تفصیل است:
اول- ثبت اسنادی که نزد آنها می‌آورند موافقت قسمت دوم این فصل.
دوم: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد همچنین سواد اسنادی که ثبت می شود موافق قسمت سوم این فصل.
سوم- تصدیقاتی که مباشرین ثبت موافق قسمت چهارم این فصل می دهند.
چهارم- پذیرفتن و حفظ کردن اصول اسنادی که در مباشرت ثبت امانت میگذارند.(ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
وظایف مباشرین ثبت ازقرارتفصیل است:
اولا-ثبت اسنادی که نزدآنها می آورندمطابق مقررات این قانون.
ثانیا-دادن سوادمصدق ازاسنادثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۰۷مصرح است.
ثالثا-دادن تصدیق نامه هایی که دراین قانون معین شده است.
رابعا-قبول وحفظ اسنادی که تودیع می شود.(ماده۷۱قانون ثبت اسنادواملاک مصوب۲۱حمل ۱۳۰۲خورشیدی)

در موارد ثبت یا تصدیق باید جهات ذیل قویا‌ رعایت شود:
اولاً -تاریخ سال و ماه و روز و در مواقع لازمه ساعت.
ثانیا- اسم شخص و اسم پدر و شهرت در صورتی که باشد و محل اقامت مباشر ثبت.
ثالثا-امضای او. (ماده ۴۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در مواردی که مباشر ثبت صورتی از ثبت دفاتر یا سوادی از اسناد یا تصدیقی می دهد ذیل صورت و سواد و تصویر را امضا و مهر کرده نمره دفتر را در آنها قید کرده تاریخ دادن آن را صریحاً در خود صورت یا سواد یا تصدیق با تمام حروف می‌نویسد. (ماده ۴۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه صورت و سواد و تصدیق در روی چند ورق نوشته شده باشد باید اوراق مذکور قیطان کشیده ممهور و نمره صفحات معین و به امضای مباشر ثبت ممضی باشد (ماده ۵۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)امضای اشخاص در اسناد و تصدیقات و همچنین قبض رسیدی که در وقت گرفتن صورت و سواد و تصدیق می دهند در صورتی که به زبان غیر فارسی باشد باید به زبان فارسی ترجمه و توسط مباشر ثبت تصدیق شود و هرگاه مباشر ثبت آن زبان خارجه را نداند ترجمه را به تصدیق عالم به آن زبان رسانیده امضای مترجم را تصدیق می‌کند.(ماده ۵۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
اسامی اشخاصی که اسناد خود را برای ثبت می آورند یا تصدیقی می‌خواهند و یا سندی را امضا می نمایند باید با قید محل اقامت و شغل آنها به طوری که صراحتا نوشته شود که در هویت آنها تردیدی حاصل نشود.(ماده ۵۲ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه مباشر ثبت در هویت اشخاص شکی داشته باشد باید توسط دو نفر معروف خود که طرف اعتماد او باشند تحقیقات لازمه به عمل آورد تحقیقات مذکوره را در دفتر و همچنین در خود اسناد و تصدیقاتی که می دهد قید می‌کند در معاملات راجع به غیر منقول تحقیقات باید توسط سه نفر معروف و معتمد به عمل آید.(ماده ۵۳ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی) در صورتی که مباشرثبت نتواند به وسیله مذکوره در ماده قبل هویت اشخاص را معلوم کند این نکته را در سند و تصدیق و دفتر قید کرده و سایر دیگری را که به واسطه آن هویت اشخاص را معلوم کرده است ذکر می نماید (ماده ۵۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی) وقتی که مباشر ثبت سندی راجع به نفع خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومیت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند یا در خدمت و هستند ثبت می نماید باید به مطلعین که در سایر اسناد مقرر است دو نفر دیگر که معتمد بوده و اصحاب معامله را می‌شناسند منضم کرده با حضور ایشان سند را ثبت کرده به امضای ایشان نیز برساند و الا آن ثبت نسبت به مواد و مواردی که به نفع اشخاص مزبوره راجع است ازدرجه اعتبارساقط است.(ماده ۵۵ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)هرگاه به واسطه تقصیر مباشر ثبت ، سندی از اعتبار افتاده باشد مشارالیه باید به علاوه مجازات مقرره از عهده مصارف ثبت آن سند برآید. (ماده ۸۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی) تصدیقاتی که مباشرین ثبت به موجب خواهش ارباب رجوع می توانند بدهند در موارد مفصله ذیل:
اولاً- تصدیق مطابقت بودن سواد با اصل سند.
ثانیا-تصدیق اصالت امضاء.
ثالثاً- تصدیق اینکه در چه تاریخ سندی در دفاتر ثبت، ثبت شده است.
رابعا-تصدیق اظهاری که از طرف شخصی توسط مباشر ثبت به شخص دیگری شده است.
خامسا- تصدیق هویت.
سادسا- تصدیق حیات.(ماده ۹۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)مباشرین ثبت اسنادبایدبه تقاضای مستنطق دفاترخودرابه او نشان بدهند.(ماده۱۰۱قوانین موقتی محاکمات جزایی مصوب۱۲۹۱/۵/۳۱ خورشیدی )

ملاک های تعیین سردفتر:

اشخاص زیر را می‌توان به سردفتری دفترخانه اسناد رسمی تعیین نمود:
۱- اشخاصی که دارای لیسانس حقوق در رشته قضایی یا منقول از دانشکده الهیات یا دانشکده سابق معقول و منقول باشند
۲-کسانی که دارای دو سال سابقه خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری باشند.
۳-سایر لیسانسی‌ها به شرط داشتن سه سال سابقه دفتر یاری.
۴- اشخاصی که از مراجع مسلم دارای تصدیق اجتهاد طبق آیین‌نامه که به تصویب وزارت دادگستری می‌رسد باشند.
۵- دفتر یارانی که دارای گواهی قبولی امتحان مخصوص سردفتری و دفتریاری موضوع شق سوم ماده ۱۰ قانون دفتر اسناد ۱۳۱۶ باشند به شرط داشتن ۵ سال سابقه دفتریاری .
۶- دفتر یارانی که دارای دیپلم کامل متوسطه باشند به شرط داشتن ۷ سال سابقه دفتریاری اول.
۷- دفتر یاران اول که در تاریخ تصویب این قانون شاغل بوده و ۱۵ سال سابقه دفتریاری اعم از متناوب و مستمر داشته باشند.
تبصره ۱- متصدیان دفاتر اسناد رسمی که تا تاریخ اجرای این قانون با رعایت مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ درجه‌بندی شده است کماکان صلاحیتشان برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی محدود به حدودی است که در آخرین اجازه نامه آنها ابلاغ شده است.
تبصره ۲- پس از تصویب این قانون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نسبت به تطبیق وضع سردفتران که بر اساس قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۶ منحصراً در حد قانونی درجات دوم و سوم انجام وظیفه می‌کنند با مقررات این قانون طبق آیین نامه‌ای که به تصویب وزارت دادگستری می‌رسد اقدام خواهند کرد
تبصره۳- به منظور تربیت کادر علمی و فنی برای سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دفتر اسناد رسمی وزارت علوم و آموزش عالی با جلب نظر وزارت دادگستری با توجه به آیین نامه‌ای که طبق مقررات این قانون تدوین و به تصویب وزارت علوم و آموزش عالی و وزارت دادگستری خواهد رسید از طریق تشکیل کلاس‌های مخصوص یا تاسیس رشته خاص در دانشکده‌ها یا منظور نمودن فنون مزبور در برنامه‌های تحصیلی آموزشگاه‌های عالی اقدام خواهد کرد.
فارغ التحصیلان رشته مزبور بر سایر داوطلبان سردفتری و دفتریاری حق تقدم خواهند داشت.(ماده ۶قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

سردفتر به موجب حکم وزیر عدلیه منصوب و وابسته عدلیه محسوب می‌شود و اداره کل ثبت اسناد برای او پروانه صادر خواهد نمود.(ماده ۳ قانون دفتر اسناد رسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶)

موانع سردفتری:
اشخاص ذیل نمی‌توانند به سردفتری و دفتریاری انتخاب شوند:
۱-اتباع بیگانه.
۲-کسانی که تحت قیمومت یا ولایت باشند.
۳- محکومین به انفصال ابد از خدمات دولتی یا وزارت عدلیه.
۴- محکومین به جنایات مطلقاً و اشخاصی که به واسطه ارتکاب جنایت تحت محاکمه هستند.
۵ – محکومین به جنحه که مطابق قانون مستلزم محرومیت از حقوق اجتماعی است.
۶- اشخاص مشهور به فساد اخلاق و یا معتاد به افیون.
۷- اشخاصی که به حکم محکمه انتظامی مقرر در ماده ۳۶ از شغل سردفتری یا دفتری موقتاً یا به طور دائم محروم شده‌اند.(ماده ۶ قانون دفتراسنادرسمی مصوب ۱۵ خرداد ۱۳۱۶)

اشخاص زیر را نمی‌توان به سمت سردفتری یا دفتریاری انتخاب یا ابقا کرد:
۱- اتباع بیگانه.
۲ -کسانی که تحت قیمومت یا ولایت هستند.
۳- محکومین به انفصال دائم از خدمات دولتی یا قضایی یا وکالت دادگستری و همچنین محکومین به انفصال موقت از خدمات و مشاغل مزبور در مدت انفصال یا تعلیق.
۴- محکومین به جنایات عمدی و محکومین به ارتکاب جنحه‌های منافی عفت و همچنین محکومین به جنحه‌هایی که مطابق قانون مستلزم محرومیت از بعضی حقوق اجتماعی مذکور در ماده ۱۵ قانون مجازات عمومی است و همچنین اشخاصی که احراز شود به اتهامات جنایات عمدی تحت محاکمه هستند.
۵- اشخاص مشهور به فساد عقیده و معتادین به مواد مخدر و کسانی که فاقد صلاحیت اخلاقی باشند.(ماده ۱۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

مشاغل ذیل منافی سردفتری و دفتریاری است:
۱-استخدام دولتی و شهرداری در حین اشتغال به خدمت.
۲- نمایندگی مجلس شورای ملی.
۳- وکالت در عدلیه.
۴-اشتغال به هر نوع کسب و تجارت و هر نوع دلالی.
۵- عضویت در هیئت مدیره شرکت‌های تجارتی و موسسات استقراضی و بیمه.(ماده ۷قانون دفتراسناد رسمی مصوب ۱۵خرداد ۱۳۱۶)

سن سردفتران در بدو اشتغال نباید کمتر از ۲۴ سال و بیشتر از ۵۰ سال و سن دفتریاران نباید کمتر از ۲۵ سال و بیشتر از ۵۰ سال باشد (ماده ۹ قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
بازنشستگی سردفتران:
پس از تصویب این قانون هر یک از سردفتران و دفتریاران اول که دارای ۳۰ سال سابقه خدمت اعم از متوالی یا متناوب اعم از سردفتری و دفتریارهای اول باشد می‌تواند تقاضای بازنشستگی کند نحوه استفاده این اشخاص از مزایای بازنشستگی به موجب آیین نامه موضوع ماده ۶۸ این قانون تعیین خواهد شد.(ماده ۱۰ قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
سردفتران و دفتر یاران اول پس از رسیدن به سن ۶۵ سال تمام بر اساس مقررات این قانون بازنشسته خواهند شد ملاک تشخیص سن شناسنامه ای است که در بدو اشتغال به کار ارائه شده است.(ماده ۱۱ قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
سردفتران و دفتر یاران اول که در تاریخ تصویب این قانون به کار اشتغال دارند می‌توانند تا سن ۷۰ سال تمام به کار ادامه دهند.(تبصره ماده ۱۱ قانون دفاتراسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
سردفتر شاغل که بازنشسته می‌شود می‌تواند شخص واجد صلاحیت طبق مقررات این قانون را برای تصدی دفترخانه خود به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی کند مدت لازم برای معرفی در مورد بازنشستگی الزامی دو ماه قبل از تاریخ بازنشستگی است و در غیر این مورد باید معرفی مزبور ضمن تقاضانامه بازنشستگی به عمل آید ورثه سر دفتر متوفی که حین الفوت شاغل بوده است تا شش ماه از تاریخ فوت سر دفتر می‌توانند مجتمعاً به ترتیب فوق شخص واجد صلاحیت را معرفی کنند در صورتی که سر دفتر یا وراث او در مهلت‌های مذکور شخص واجد صلاحیت معرفی نکنند سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌تواند تصدی دفترخانه را با رعایت مقررات این قانون به شخص واجد شرایط دیگری واگذار نماید. (ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

اثرصدور کیفرخواست علیه سردفتر:

سردفتران و دفتر یاران که به اتهام ارتکاب جنایت عمدی مطلقاً و یا به اتهام ارتکاب جنه‌های مذکور در ماده ۱۹ قانون مجازات عمومی از طرف مراجع قضایی علیه آنها کیفرخواست صادر می‌شود تا صدور حکم قطعی معلق خواهند شد و در صورتی که سردفتر معلق شود دفترخانه تا روشن شدن تکلیف نهایی سر دفتر معلق به کفالت دفتر یار واجد شرایط یا سردفتر دیگری اداره خواهد شد و در صورت برائت از اتهام منتسب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است بلافاصله اجازه اشتغال مجدد او را صادر نماید.(ماده ۱۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

کفالت سردفتر:
یک سردفتر نمی‌تواند متصدی امور دو دفترخانه باشد کفالت دفترخانه دیگر در مواردی که به موجب این قانون مقرر است تصدی محسوب نمی‌شود.
وظایف سر دفتر کفیل نسبت به امور دفترخانه‌ای که سر دفتر آن در حال تعلیق یا مرخصی یا معذوریت است و یا به علت فوت یا بازنشستگی سردفتر دفترخانه تعطیل شده است در هر یک از شقوق مذکور در فوق طبق آیین نامه معین خواهد شد. (ماده ۱۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
مشاغل زیر منافی شغل سردفتری و دفتریاریست:
۱- قضاوت و وکالت دادگستری و عضویت در موسسات دولتی و وابسته به دولت و شهرداری‌ها .
۲- اشتغال به امر تجارت بنا به تعریف ماده یک قانون تجارت.
۳- عضویت در هیئت مدیره و مدیریت عامل شرکت‌های تجاری و بانک‌ها و یا موسسات بیمه و موسسات دولتی و یا وابسته به دولت.
۴- مدیریت روزنامه یا مجله اعم از مدیر مسئول یا مدیر داخلی و صاحب امتیاز و سردبیر به استثنا نشریه کانون سردفتران و مجلاتی که صرفاً جنبه علمی داشته باشد.(ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
  تدریس در دانشکده‌ها و مدارس عالی با اجازه وزارت دادگستری مانع از اشتغال به شغل سردفتری و یا دفتریاری نخواهد بود.(تبصره ۱ ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
سر دفتر یا دفتریار در صورت انتخاب به نمایندگی مجلسین یا شهردار انتخابی با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری معذور خواهد بود و در این مدت دفترخانه به تصدی دفتریار واجد شرایط که از طرف سردفتر معرفی می‌شود اداره خواهد شد مدت نمایندگی سردفتر در مجلسین یا خدمت در سمت شهردار انتخابی جز سنوات خدمات و محسوب می‌شود.(تبصره ۲ ماده ۱۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

شروع بکار سردفتران:
سردفتران و دفتریاران قبل از اشتغال به کار باید سوگند یاد نمایند متن سوگندنامه و ترتیب اجرای آن به موجب آیین نامه خواهد بود.(ماده ۱۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
سردفتران و دفتریاران قبل از شروع به کار باید ضامن معتبر بدهند ترتیب گرفتن ضامن و میزان ضمانت و شرایط و نحوه استفاده از آن به موجب آیین نامه خواهد بود. (ماده ۱۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

کسانی که به سردفتری اسناد رسمی انتخاب می‌شوند مکلفند حداکثر ظرف سه ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام نمایند و الا ابلاغ آنها کان لم یکن خواهد شد ابلاغ سردفتری افرادی که در تاریخ تصویب این قانون بیش از سه ماه از تاریخ صدور آن گذشته باشد و به تاسیس دفترخانه اقدام نکرده باشند نیز کان لم یکن تلقی می‌شود.( ماده ۷۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

تخلفات سردفتران:

سردفتران و دفتر یارانی که در انجام وظایف خود مرتکب تخلفاتی بشوند در مقابل متعاملین و اشخاص ذینفع مسئول خواهند بود هرگاه سندی در اثر تقصیر یا تخلف آنها از قوانین و مقررات مربوط بعضاً یا کلاً از اعتبار افتد و در نتیجه ضرری متوجه آن اشخاص شود علاوه بر مجازات‌های مقرر باید از عهده خسارت وارد برآیند دعاوی مربوط به خسارت ناشی از تخلفات سردفتران و دفتر یاران تابع قوانین و مقررات عمومی خواهد بود .(ماده ۲۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

تکالیف ومسئولیت سردفتران :

سردفتران و دفتر یاران مکلفند علاوه بر رعایت تکالیف قانونی از نظاماتی که وزارت دادگستری برای آنها مقرر می‌دارد متابعت نمایند همچنین مواد ۴۹ تا ۶۹ قانون ثبت اسناد و املاک در مورد مسئولان دفتر نسبت به سردفتران و دفتر یاران و سردفتران ازدواج و طلاق نیز جاریست. (ماده ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
سردفتران و دفتر یاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتبا به تقاضا کننده اعلام نمایند. ( ماده ۳۰ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )
سردفتران و دفتریاران نباید اسنادی را که مربوط به خود یا کسانی که تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت آنها هستند و یا با آنها قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند یا در خدمت آنها هستند ثبت نمایند و در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آنها با توضیح مراتب در ذیل آن در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد.( ماده ۳۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

سر دفتر مسئول کلیه امور دفترخانه است و دفتر یار اول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سر دفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجاع می‌شود در مورد اخیر سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت در هر مورد که بر اساس مقررات این قانون دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می‌کند مسئولیت دفتریار همان مسئولیت سردفتر است و همین حکم در مورد سردفتری که کفالت دفترخانه دیگری را بر عهده دارد نسبت به امور کفالت جاری خواهد بود. (ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

مرخصی سردفتران:

سردفتران و دفتر یاران می‌توانند از مرخصی و معذوریت استفاده نمایند نحوه استفاده از مرخصی و معذوریت و مدت آن به موجب آیین نامه‌ای خواهد بود که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتران تهران تهیه و به تصویب وزارت دادگستری خواهد رسید .(ماده ۲۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵ )

در موارد مرخصی بیماری ، تعلیق، انفصال موقت و معذوریت ، دفتریار و نیز در مواردی که دفتریار کفالت دفترخانه را طبق این قانون عهده‌دار شود در صورتی که دفترخانه دارای دفتریار دوم باشد امور مربوط به دفتریار به عهده دفتریار مزبور خواهد بود هرگاه دفتریار دوم نباشد تا دو ماه وظایف دفتریار را خود سر دفتر انجام می‌دهد و اگر مدت‌های بالا زائد بر دو ماه باشد کفالت امور دفتریار موقتاً به عهده دفتریار دفترخانه دیگری گذارده خواهد شد. نحوه کفالت و انتخاب دفتریار کفیل به موجب آیین نامه مندرج در ماده ۲۴ تعیین خواهد شد.( ماده ۲۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

انفصال دائم سردفتر:

در مواردی که سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه طبق حکم دادگاه انتظامی به انفصال دائم یا سلب صلاحیت محکوم و یا مستعفا یا بازنشسته می‌شود و بالنتیجه دفترخانه تعطیل می‌گردد مسئول دفترخانه باید بلافاصله اقدام به تحویل کلیه دفاتر و اسناد و اوراق مربوط به دفترخانه بنماید و نیز کلیه وجوه و اوراق بهادار که به هر عنوان به او سپرده شده طبق دستور ثبت محل به دفتر یا دفترخانه یا به دفتر خانه‌ای که تعیین می‌شود حسب مورد تحویل دهد در صورت امتناع به شش ماه الی یک سال حبس جنحه‌ای محکوم خواهد شد و همین حکم در مورد سردفتر یا دفتریاری که به علت بیماری یا حادثه قدرت لازم را برای انجام وظیفه به تشخیص پزشک و تایید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از دست داده باشد در صورت امتناع نیز جاریست.( ماده ۲۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
در موارد مذکور در ماده ۲۶ در صورتی که سردفتر و دفتریار از تحویل دفاتر و اوراق و سوابق مربوط خودداری نمایند علاوه بر تعقیب آنها به شرح ماده ۲۸ رئیس ثبت محل یا نماینده او باید با حضور نماینده دادستان شهرستان دفاتر و اوراق و سوابق را در هر محل که باشد ولو در غیاب سردفتر و دفتریار با تنظیم صورت مجلس به جانشین آنها تحویل دهند و یا به اداره ثبت منتقل نمایند. (ماده ۲۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

مجازتهای انتظامی سردفتران:
رسیدگی مقدماتی به شکایات و گزارش‌های مربوط به تخلفات سردفتران و دفتر یاران در اداره امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام خواهد شد و اداره مزبور پس از رسیدگی موضوع را با اظهار نظر خود به دادسرای انتظامی سر دفتران احاله می‌نماید (ماده ۳۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
دادسرای انتظامی سردفتران از دادستان و در صورت ضرورت به تعداد لازم دادیار و کارمند دفتری تشکیل خواهد شد.( ماده ۳۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
برای محاکمه انتظامی سردفتران و دفتریاران و سردفتران ازدواج و طلاق هر استان یک دادگاه بدوی در اداره ثبت استان و برای تجدید نظر احکام غیر خطی دادگاه‌های بدوی یک دادگاه تجدید نظر در سازمان ثبت اسناد املاک کشور تشکیل می‌شود.( ماده ۳۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
دادگاه بدوی و تجدید نظر سردفتران و دفتریاران هر یک دارای سه عضو اصلی و یک عضو علی البدل خواهد بود که به شرح ذیل انتخاب می‌شوند:
الف- دادگاه بدوی:
۱ – یکی از رؤسای شعب مدنی دادگاه استان به انتخاب وزیر دادگستری.
۲ – یکی از کارمندان مطلع ثبت استان به انتخاب رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور.
۳- یکی از سردفتران مرکز استان به انتخاب کانون محل و در صورت عدم تشکیل کانون در محل به انتخاب رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور. دادگاه تجدید نظر:
۱- یکی از رؤسای شعب یا مستشاران دیوان عالی کشور به انتخاب وزیر دادگستری.
۲- معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در قسمت امور اسناد.
۳- یکی از اعضای اصلی کانون سردفتران تهران به انتخاب کانون. (ماده ۳۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

اعضای دادگاه بدوی و تجدید نظر باید حداقل ۱۵ سال و دادستان و دادیاران حداقل ۱۰ سال سابقه قضایی یا اداری یا سردفتری داشته باشند و سر دفتر محکومیت انتظامی از درجه ۴ به بالا نیز نداشته باشد.(ماده ۳۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
ترتیب رسیدگی مقدماتی و صدور کیفرخواست و تشکیل دادگاه بدوی و تجدید نظر و محاکمه و نحوه ابلاغ و اجرای احکام صادره به موجب آیین نامه وزارت دادگستری خواهد بود طبق مقررات مربوط تعیین و پرداخت خواهد شد .(ماده ۳۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
تبصره- دادستان و دادیاران و اعضای علی البدل از بین قضات وزارت دادگستری یا کارمندان مطلع ثبت انتخاب خواهند شد.
مجازات‌های انتظامی به قرار ذیل است:
۱- توبیخ با درج در پرونده.
۲ -جریمه نقدی از ۵۰۰ ریال الی ۲۰ هزار ریال.
۳- انفصال موقت از اشتغال به سردفتری یا دفتریاری از ۳ ماه الی ۶ ماه .
۴- انفصال موقت از ۶ ماه تا دو سال.
۵- انفصال دائم.( ماده ۳۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
هر سر دفتر یا دفتر یاری که دو مرتبه سابقه محکومیت از درجه ۳ به بالا داشته باشد در صورتی که ظرف سه سال پس از قطعیت حق سابق مرتکب تخلف دیگری بشود دادگاه می‌تواند مجازات اخیر او را تا یک درجه بالاتر تشدید نماید.( ماده ۴۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۲/۴/۲۵)
در هر مورد که وزیر دادگستری از سوی شهرت یا عدم امانت یا نداشتن صلاحیت علمی یا عملی سر دفتر یا دفتر یاری اطلاع حاصل کند می‌تواند از دادگاه انتظامی رسیدگی به صلاحیت او را بخواهد هرگاه در نتیجه رسیدگی عدم صلاحیت سررفت یا دفتر یار به یکی از جهات مذکور محرض گردد دادگاه رای به سلب صلاحیت صادر خواهد کرد این حکم از تاریخ ابلاغ ظرف ۱۰ روز قابل اعتراض در دادگاه تجدید نظر خواهد بود در صورتی که سردفتر یا دفتریار دارای مدرک علمی رسمی باشد رسیدگی به صلاحیت علمی او جایز نیست.(ماده ۴۲ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

هرگاه وزیر دادگستری رفتار و اخلاق سر دفتر یا دفتر یاری را مخالف با نظم و حسن جریان امور دفترخانه تشخیص دهد بدون مراجعه به محکمه انتظامی می‌تواند تا ۶ ماه دستور انفصال صادر نماید.( تبصره ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
پس از شروع تعقیب هرگاه به تشخیص وزارت دادگستری تصدی سردفتر یا دفتریار منافی با شئون سردفتری یا دفتریاری و یا مخالف با حسن جریان امور دفترخانه باشد وزیر دادگستری می‌تواند طریق آنان را از دادگاه تجدید نظر انتظامی بخواهد دادگاه باید به این تقاضا رسیدگی کند و با در نظر گرفتن علل و سوابق امر در صورت اقتضا حکم تعلیق متخلف را تا  رسیدگی قطعی تخلف صادر نماید و این حکم غیر قابل شکایت است.( ماده ۴۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
تبصره ۱- در صورتی که پس از رسیدگی انتظامی دادگاه متخلف را به انفصال موقت محکوم کند مدت انفصال با ایام تعلیق احتساب خواهد شد.

تبصره ۲- در مورد این ماده و ماده ۴۲ رسیدگی فوری و خارج از نوبت خواهد بود.
در صورتی که سردفتر یا دفتریار مشتکی عنه پاسخ کیفرخواست و یا توضیحات مورد نظر دادگاه را در موعد مقرر ندهد و همچنین در موردی که حضور او برای ادای توضیحات و رسیدگی لازم باشد و پس از اخطار دفتر دادگاه حاضر نشود دادگاه با توجه به مدارک موجود در پرونده و تحقیقاتی که لازم بداند به موضوع رسیدگی و رای مقتضی صادر خواهد نمود. (ماده ۴۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
جلب رضایت شاکی و یا استعفای مشتکائن مانع از تعقیب انتظامی نیست ولی جلب رضایت شاکی موجب تخفیف مجازات می‌شود در صورت استعفای سر دفتر پس از شروع تعقیب تضمین او تا اجرای حکم قطعی به اعتبار خود باقی خواهد بود.(ماده ۴۵ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
مجازات‌های انتظامی درجه یک و ۲ قطعی و از درجه ۳ به بالا ظرف ۱۰ روز پس از ابلاغ حکم قابل تجدید نظر است .(ماده ۴۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)
وزارت دادگستری صدور ابلاغ اجازه اشتغال مجدد سردفت یا دفتریار منفصل را به تصفیه محاسبات بدهی‌های مسلم ناشی از شغل او موکول می‌کند.( ماده ۴۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

در مورد تعلیق یا انفصال موقت سردفترد که دفترخانه به کفالت اداره می‌شود درآمد دفترخانه پس از وضع هزینه بین کفیل و سر دفتر معلق یا منفصل بهسویه تقسیم خواهد شد.( ماده ۴۷ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

مرورزمان:

مرور زمان نسبت به تعقیب انتظامی و تخلفات سردفتران و دفتریاران دو سال از تاریخ وقوع امر مستوجب تعقیب و یا از آخرین تاریخ تعقیب انتظامی خواهد بود .(ماده ۴۶ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)

فوت سردفتر:

در صورت فوت سردفتر یا دفتریار کفیل دفترخانه رئیس ثبت محل یا نماینده او با حضور نماینده دادستان و در نقاطی که دادسرا نباشد با حضور دادرس دادگاه بخش یا نماینده او دفاتر و اوراق مربوط به دفترخانه را با تنظیم صورت مجلس به سردفتر کفیل و یا به مسئول تعیین شده از طرف رئیس ثبت موقتاً تحویل خواهند داد و در مورد فوت دفتریار نیز به ترتیب بالا اسناد و اوراق به دفتریار جانشین و یا موقتاً به سردفتر تعبیر خواهد شد در هر مورد که طبق مقررات این قانون دفتریار باید به جای سر دفتر انجام وظیفه کند اگر دفتر یار واجد شرایط در محل وجود نداشته باشد دفترخانه موقتاً تعطیل و به شرح این ماده عمل خواهد شد ترتیب انجام امور مربوط به دفترخانه در زمان تعطیل به موجب آیین نامه تعیین می‌شود.(ماده ۲۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)