دفاتر ثبت باید قیطان کشیده و صفحات آن نمره دار و نمره صفحات معین و ممضی به امضای رئیس محکمه ابتدایی و عضو آن بوده به مهر رسمی محکمه ممهور باشد.(ماده ۱۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
عده دفاتر ثبت و تصدیق باید طولش هفت گره وعرضش پنج گره باشد و در هر صفحه ستونی خواهد بود برای اینکه صورت هایی که ازثبت یا سوادی که ازسندداده می شود قید شود عدد سطور را در دفاتر ثبت و تصدیق با سایر تفاصیل وزیر عدلیه باموافقت وزیر مالیه معین و به جاهای لازم اعلام می نمایند.(ماده ۱۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
دفاترفهرست باید تماما به یک اندازه بوده و حاوی پنج ستون مفصله باشد:
ستون اول-برای نمره کارگزار ابتدای هر سال شمسی تجدید می شود
دوم-برای تاریخ روز و ماه وسال.
سوم- برای اسم و شهرت وشغل و محل اقامت اشخاصی که سند آنها ثبت می شود و یا به آنها تصدیقاتی داده می شود.
چهارم -برای مضمون ثبت یا تصدیقی که داده میشود وحقوقی که دریافت می شود.
پنجم-برای قبض رسید اشخاصی که سندشان ثبت شده است یا تصدیقی گرفته اند یا ثبت سندی و یا سواد سندی که به آنها داده شده یا قید اسم و شهرت و شغل قبض دهنده.(ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
پس از انقضای یکسال از اتمام دفاترثبت وفهرست،مباشرثبت مکلف است در آخر هر دفتری عده اسنادی را که درآن ثبت یا تصدیق شده و همچنین عده اقداماتی راکه فهرست شده معین و امضاء نموده دفاتر ثبت و هر دو نسخه دفتر فهرست را به دفتر راکد ثبت اسناد تسلیم نماید.(ماده ۲۲قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مدیر ثبت به صحت قیدی که در آخر دفاتر به عمل آمده وبه امضای مباشر ثبت رسیده رسیدگی نموده و پس از تصدیق صحت و امضای دفاتر مزبوره یک نسخه دفتر فهرست را به دفتر راکد تسلیم و دفتر ثبت را با نسخه دیگر دفتر فهرست به دفتر راکد کل ارسال می دارد. (ماده ۲۳ قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
تراشیدن و پاک کردن به هر نحوی از انحاء در دفتر ثبت اسناد به کلی ممنوع است هر گاه تخلف از مفاد این ماده بشود کلمات تراشیده و همچنین کلیه آنچه که درمحل پاک شده نوشته شده است از درجه اعتبار ساقط است و مباشر ثبتی که مرتکب این خلاف قانون شده است موافق مواد ۸۱ و ۱۲۱ مجازات میشود. (ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
برای اینکه تاریخ ثبت بیشتر ثابت و مصون از تغییر باشد مباشر ثبت همه روزه هنگام بسته شدن مباشرت، تمام دفاتر را می بندد مقصود از بستن دفاتر آن است که مباشر ثبت در ذیل آخرین سطر تاریخ روز و ماه و سال را گذاشته امضاءمی نماید تخلف از مفاد این ماده مستوجب مجازات می‌باشد که در ماده ۱۳۱ مقرر است. (ماده ۸۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
( قانون ثبت فوق باماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۳۰۲/۱/۲۸ خورشیدی نسخ شده است.)
هر دایره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر ذیل خواهد بود وهر دفتری باید نسختین باشد:
۱ -دفتر املاک.
۲- دفتر معاملات راجع به اموال غیر منقوله.
۳- دفتر معاملات اموال منقوله.
۴-دفتر اسناد متفرقه.
۵- دفتر ودایع.
۶ -دفتر احکام محاکم.
۷ -دفتر صورت اشخاصی که ورشکسته و یا در تحت قیمومت و یا ولایت شرعی هستند.
۸-دفتر عایدات.
۹- دفتر امتیازات.
۱۰- دفتر نماینده عمومی(اندیکاتور).(ماده ۱۳ قانون ثبت اسناد مورخ ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
کلیه دفاتر مذکور در ماده ۱۳ به استثناء دفتراملاک،سنوی بوده و در آخر هر سال مباشرین ثبت و اسناد و املاک دفاتر خود را بسته عده ی اسنادی را که ثبت شده است معین و صورت مجلسی از شرح ختم دفتر در آخرین صفحه که بسته می شود مرتب کرده امضا می نماید پس از آن دفاتر بسته شده را به مدیر دایره ثبت اسناد و املاک حوزه خود تسلیم می‌کند.(ماده ۱۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
مدیر مزبور در آخر هر سال از بسته شدن دفاتر به طریق مزبور در ماده ۱۷ اطمینان حاصل کرده صحت آن را تصدیق و صورتمجلس سابق الذکر را امضا می نماید پس از آن یک نسخه از اصل هر یک از دفاتر را به دفتر راکدحوزه خود و نسخه دیگر را به دفتر راکد اداره کل ثبت اسناد و املاک در تهران ارسال خواهد داشت.(ماده ۱۸ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
دفتر املاک، سنوی نبوده مادامی که صفحه سفید دارد استعمال میشود و مقررات راجع به بستن دفاتر و ترتیب صورت مجلس که در دو ماده فوق مذکور است پس از اختتام آن به عمل آمده یک نسخه از آن در دفتر رابط حوزه که ملک در آن واقع شده و نسخه ثانی به دفتر راکد اداره کل ثبت اسناد و املاک در تهران ارسال خواهد شد. (ماده ۱۹ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
هر دایره ضبط دو دفتر مخصوص خواهد داشت:
اولاً -دفتر ثبت خلاصه سواد هایی که مطابق این قانون داده میشود.
ثانیا-دفتر عایداتی که از این ممر دریافت میشود.(ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
(موادقانون فوق با ماده ۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱خورشیدی نسخ گردیده)
پس از تصویب آئین نامه قانون دفاتراسناد رسمی و اجرایی شدن آن در تاریخ ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ دفاتر اسناد رسمی برابر بند خ ماده یک آئین نامه مذکور به دفتر الکترونیک مجهز گشته واین دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی گردید.و اسناد بصورت آنلاین در دسترس سازمان ثبت می باشد.بعبارت دیگر با جایگزین شدن این دفتر بجای دفاتر جاری امکان دسترسی سازمان ثبت به تمام اسناد تنظیم یافته دفاتر کل کشور موجود است.