ازنظر لغوی تسجیل به معنای تایید ،تصدیق و مسجل کردن می باشد و عرفا تایید و تصدیق با امضا محقق می گردد و موضوع مد نظر قانونگذار از تسجیل کردن اسناد عادی که هم در بخشنامه شماره ۱۰۲۱۵/۱۵۱۹ مورخ ۱۳۱۶/۴/۱۵ ملحوظ نظر قرار گرفته و هم در ماده ۶آیین نامه قانون دفاتراسناد رسمی مصوب قید شده است به معنای مهر و امضاءکردن اسناد عادیست. باتوجه به اینکه ممکن است استنباط های ناصوابی ازاین قانون بشودلذا به تشریح این نظروباتمسک به دو منبع قانونی می پردازیم:
۱-از قرار اطلاعات واصله بعضی صاحبان دفاتر مبادرت به تسجیل نوشتجات عادی نموده و بعداً هم که برای بازجویی به محاکم عدلیه احضار می شوند بر خلاف قاعده از رفتن به محکمه خودداری می‌نمایند علیهذا لزوما تذکر داده می‌شود که صاحبان دفاتر اسناد، غیر از اسناد رسمی نوشتجات دیگر را نباید تسجیل نمایند و تخلف از این دستور موجب انحلال دفتر متخلف است. (بخشنامه راجع به تسجیل نوشتجات عادی در دفاتر رسمی به شماره ۱۰۲۱۵/۱۵۱۹مورخ۱۳۱۶/۴/۱۵)
۲-مسؤولین دفاتر اسناد رسمی نمی توانند در ضمن انجام امور ارباب رجوع اسناد غیررسمی اصحاب معامله را هم به طور رسمی تسجیل کنند و همچنین است در مورد امضاء هایی که در ذیل اوراق عادی بوده و برای تصدیق آنان مراجعه می‌شود.(ماده ۶ آیین نامه قانون دفاتراسناد رسمی مورخ ۱۳۱۷/۲/۱۴ )
منظور از تسجیل که در منابع فوق به آن اشاره شده است صرفا تایید (مهر و امضاء) ذیل نوشتجاتی است که افراد ، خارج از دفترخانه تنظیم نموده اند بعبارت صریح تر سردفتر نمی تواند بدون حضور معامل سند، مبادرت به تایید مفاد و مندرجات اسناد و نوشتجاتی نماید که در خارج ازدفترخانه تنظیم و تحریر گردیده است .چراکه این عمل موجب مشکلاتی می گردید و درست هم همین است و تذکر قانونگذار هم بدین جهت بوده است که صاحب دست‌نوشته عادی نتواند در غیاب معامل همان سند ازسردفتر به نفع خود تاییدیه بگیرد چون ممکن است خدعه ای درمیان باشد ولی این بدان معنا نیست که متعهد یا معامل سند عادی متعاقب همان سند عادی به دفترخانه مراجعه نماید واز سردفتر درخواست تایید معامله را بنماید این موضوع مخالفتی با نظر قانونگذار ندارد.به عبارت دیگر تصدیق امضاهای گواه یا ذینفع درذیل نوشتجات عادی با اقرار به صحت همان نوشته که توسط معامل صورت می‌گیرد دومقوله کاملاً متفاوت است یعنی اگر شخصی اقدام به فروش ملک خود به غیر کند و ذیل همان نوشته عادی را امضا نماید و سپس به جهت تحکیم کار، در دفتر اسناد رسمی حاضر شده و اقرار به صحت همان نوشته کند مورد از مصادیق مدنظر قانونگذار نمی باشد. برای همین است که ماده ۹۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ دو راه را برای صحت تنظیم سند معرفی می کند:امضاء نزد سردفتر یا اقرار نزد سردفتر.چون ملاک قانونگذار اصل بودن امضا است یعنی احراز انتساب امضاء به معامل . (تصدیق اصل بودن امضا از قرار ذیل به عمل می‌آید:
هرگاه سندی را طرفین یا طرف در حضور مباشر ثبت امضا نکرده‌اند یا باید در حضور امضا کنند و یا باید در حضور اقرار نموده اقرار خود را امضاء نماید ماده۹۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی) همچنین قانونگذار از آرایش کلمات ماده ۶ آیین نامه مذکور و بخشنامه فوق الاشاره این اراده را کرده است که سردفتر نمی تواند امضای شهود یا ذینفع در معامله رادرغیاب معامل گواهی کندبهمین جهت است که در سطر آخر بخشنامه فوق الاشعار تنظیم سند رسمی را مستثنی کرده است (…….صاحبان دفاتراسناد، غیرازاسنادرسمی نوشتجات دیگر را نباید تسجیل کنند…) علاوه براین قسمت موخر بخشنامه شماره ۱۷۴۲۲/۶۱۵۵ مورخ ۱۳۲۴/۷/۱۷وزارت دادگستری ثبت معاملات مزبور رادردفتراسنادرسمی بارعایت مقررات موضوعه مجازمی داند.(لازم است به کلیه دفاتر گواهی صحت امضا کشور ابلاغ کنید که از گواهی امضاء معاملات هر نوع اتومبیل خودداری کنید تخلف از این دستور موجب تعقیب انتظامی شدید مسئولین خواهد بود البته ثبت معاملات مزبور در دفتر اسناد رسمی با رعایت مقررات موضوعه مجاز می باشد بخشنامه شماره ۱۷۴۲۲/۶۱۵۵ مورخ ۱۳۲۴/۷/۱۷ وزارت دادگستری)
دلیل دوم اینکه علت عدم مراجعه سردفتر به محاکم قضایی این بوده که سندرسمی که لازمه مسئولیت سردفتربوده توسط وی تنظیم وامضاء نشده بنابراین لزومی به جوابگوی سردفتر به مقامات قضایی محسوس نمی شد. نظر دکتر لنگرودی نیز کمابیش درهمین راستاست (…. مقصود از تسجیل در ماده ۶ آیین نامه فوق همین است یعنی سردفتران حق ندارند که در حاشیه اسناد عادی مطالبی بنویسند که به طور رسمی به مطالب آن اسناد اعتبار دهند و جز گواهی امضا متعهد سند یا اقرار کننده سند نباید راجع به امضا های دیگران مطلبی در هامش سند بنویسند.جلد چهارم دانشنامه حقوقی دکتر لنگرودی)
همچنین رای شعبه ۳۹ دیوان عالی کشور موید همین مطلب است:اگر فروشنده ای اقرار به تنظیم ورقه مبایعه نامه استنادی خودش در دفتر رسمی بنماید هر چند آن ورقه در دفتر نماینده به ثبت نرسیده باشد دعوی اینکه تنظیم ورقه مزبور برای اثبات مالکیت بوده قابل استماع نیست و به مقتضای اقرار مذکور از نظر ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی ملک به دائن منتقل شده تلقی می‌گردد.( حکم شماره ۲۳۶۲مورخ ۱۳۱۶/۱۰/۲۹ شعبه ۳۹ دیوان عالی کشور)