تشکیلات اداری ثبت:
مباشرین ومدیران ثبت ومعاونین آنهادراداره ودرتحت نظارت محکمه ابتدایی هستندکه درحوزه آن واقعند.(ماده۳۷قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
محکمه ابتدایی در صورت لزوم باید به توسط یکی از اعضای خود یا توسط مامور مخصوص، دفاتر مباشرین و مدیران ثبت حوزه خود را تفتیش نموده صحت یا عدم آن را معین و یک نسخه را پرت خود را به رئیس محکمه استیناف و نسخه دیگر را به وزارت عدلیه ارسال دارد.(ماده ۳۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)مباشرین و مدیران ثبت و معاونین آنها و همچنین دفتردار کل و معاون او در مورد تقصیرات راجع به شغل خودشان موافق قوانینی که برای صاحب‌منصبان و مستخدمین عدلیه مقرر است مورد مسئولیت و مواخذه می شوند در صورتی که خیانت یا جنایتی از آنها ناشی شود موافق قوانین به محکمه که صلاحیت رسیدگی را دارد جلب و محاکمه می شوند. (ماده ۳۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)مدیر ثبت از مستخدمین دولت محسوب و از حیث رتبه و مقام و اوصاف و شرایط و حقوق و تکالیف خدمتی و عزل و نصب با عضو محکمه ابتدایی مساوی است. (ماده ۲۷ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
در جاهایی که کثرت کار اقتضا کند ومدیر ثبت معاون داشته باشد معاون او نیز از مستخدمین دولت محسوب و از حیث درجه و مقام و اوصاف و شرایط و حقوق و تکالیف خدمتی و غیره با منشی های دفتر دارهای محکمه ابتدایی مساوی است (ماده ۲۸ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
هرگاه مدیر ثبت معاون نداشته باشد وظایف او را در صورت مرض یا غیبت او موقتاً یکی از منشی های محکمه ابتدایی به انتخاب رئیس محکمه ابتدایی انجام می دهد (ماده ۲۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مدیر ثبت دارای مهر مخصوصی با علامت شیر و خورشید بوده و در زیر آن علامت نوشته خواهد بود (دفتر راکد ثبت اسناد فلان محل) نمونه امضای هر مدیر ثبت و همچنین نمونه نقش مهر دفتر راکدباید به کلیه دفاتر راکد ثبت اسناد و دفتر راکد کل فرستاده شود که در موقع تطبیق مهر و امضای اسناد حاضر باشد.(ماده ۳۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی) در صورتی که از مباشر ثبت یا مدیر یا معاون او رفتاری مشاهده شود که شایسته مقام آنها نبوده و در انظار عامه رکیک و قبیح باشد (ولو اینکه آن رفتار از اشخاص مذکوره در خارج از خدمت ناشی شود) اطلاعات راجع به آن نوع رفتار و اعمال اشخاص مذکوره توسط رئیس محکمه ابتدایی یا مدعی العموم آن محکمه به محکمه ابتدایی پیشنهاد شده محکمه مذکوره بعد از خواستن توضیحات از متهم و رسیدگی در جلسه اداری محکمه رای خود را در ابقاءیا انفصال مباشر یا مدیر ثبت اظهار می‌دارد و در موارد مقتضی اقدامات لازم را بلاتاخیر برای ضبط اسنادی که متعلق به مردم در مباشرت ثبت امانت است به عمل می‌آورد رای محکمه ابتدایی با تمام اسناد و نوشتجات نزد رئیس محکمه استیناف فرستاده می شود مشارالیه رای خود را ضمیمه رای محکمه ابتدایی نموده مراتب را به وزارت عدلیه پیشنهاد می نماید انفصال محکوم منوط به صدور حکم وزیر عدلیه است و حکم وزیر عدلیه قابل شکایت نیست. (ماده ۴۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)شکایاتی که ازمباشرین یا مدیر ثبت راجع به امتناع آنها از ثبت اسناد یا راجع به ثبت سندی و یا تخلف آنها از وظایف قانونی خود شان می شود در آن محکمه ابتدایی باید رسیدگی شود که مباشرین و مدیر های ثبت در حوزه آن واقعند(ماده ۴۱ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه شکایات مذکور در ماده قبل از معاونین مدیرثبت باشد در صورتی که مدیر ثبت حاضر باشد خودش به شکایات مذکور رسیدگی کرده و آنچه را که موافق ماده ۳۹ از خصایص محاکمه است بدانجا ارجاع می‌نماید ولی در صورت مرض یا غیبت مدیر ثبت کلیه شکایات از معاون او راجع به محکمه ابتدایی متبوع است.(ماده ۴۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)(مواد قانون ثبت فوق باماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسنادمصوب۱۳۰۲/۱/۲۸ خورشیدی نسخ شده است.)مدیر ثبت اسناد هر حوزه مکلف به حفظ دفتر املاک حوزه خود و اجرای ترتیبات مقرره برای ثبت املاک و حافظ اعتبارات قانونی آن خواهد بود.(ماده ۳۳ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)(ماده قانون فوق با ماده ۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی نسخ گردیده)
اولین تشکیلات اداری ثبت مربوط به یک قرن پیش بود یعنی درسال ۱۲۹۰خورشیدی .درآن زمان اداره ثبت اسنادبه گستردگی امروزه نبود این ادارات که در حوزه محاکم ابتدایی تاسیس یافته بودند به دوقسمت تقسیم می شدند:
۱-دایره ثبت اسناد که متشکل بود ازمباشرین ثبت و دفتر راکد.
۲-دفترراکد کل(ماده۱ و۲قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
با بررسی پیشینه تاریخی تشکیلات ثبتی می توان گفت که از ابتدا، تشکیلات اداره ثبت از زیرمجموعه‌های محاکم ابتدایی یا همان دادگستری امروزه بوده است. وحوزه های صالح ثبتی جزیی از محاکم ابتدایی بوده اند.به گونه ای که جایگاه مدیران ثبت ازحیث رتبه و مقام و حقوق و تکالیف باعضو محکمه ابتدایی مساوی بود.
دفتر راکد که تحت نظارت مدیر ثبت بود در حوزه محاکم ابتدایی تاسیس می شد و مقصود از تاسیس آن حفظ و نگهداری ازدفاتر فهرست ، نمونه نقش مهر و امضا های مباشرین ثبت و اسناد و اوراق راجع به دایره ثبت اسناد بود.(ماده۲۶همان قانون)
بانسخ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ وجایگزینی قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱حمل ۱۳۰۲ اولین قانون ثبت که متشکل از۱۳۹ماده بود پس از۱۲سال به حیات خود پایان داد.
اگرچه به صراحت ماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۸حمل ۱۳۰۲ قانون ثبت اسناد فوق منسوخ اعلام گردید امامحتوای این قانون شالوده وزیرساختی برای قوانین بعد شد که در آینده مورد بحث قرار خواهد گرفت.
با حکومت قانون جدید ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۰۲ به کلیه دوایر ثبت اسناد و املاک مرکزیت داده شد . بصورتی که یکی از ادارات مستقل درآمده وزیر نظر وزارت دادگستری قرارگرفت.
اداره مستقل مرکزی به دو قسمت تقسیم شده بود:
۱-دایره پرسنل ومراسلات.
۲-دایره ضبط(ماده ۲قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
با اجرایی شدن قانون ثبت اسناد و املاک جدید تشکیلات اداری ثبت شکل منسجمی بخود گرفت. ازطرفی دامنه فعالیت ثبت محدود به ثبت اسناد باقی نمانده و به ثبت املاک نیز کشیده شد همچنین به کلیه اسناد ثبت شده به وضوح سندیت داده شده و رسمیت اسناد قانونااعلام گردید.(ماده۱قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
هر یک از دوایر ثبت اسناد و املاک مشتمل است بر یک شعبه ثبت که درتحت اداره یک نفر رئیس شعبه توسط مامورین متخصص این کار (مباشرین ثبت) اداره می‌شد و یک شعبه ضبط؛ وزارت عدلیه می‌تواند در نقاطی که مقتضی بداند برای ثبت و ضبط یک شعبه تاسیس نماید.( ماده ۵ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
در تاریخ ۱۱مهر۱۳۰۸خورشیدی وباتصویب قانون جدیدثبت اسناد و املاک تعریفی نو از تشکیلات اداری ثبت به میان می آید:
ماده ۱این قانون می گوید: در هر حوزه ابتدایی به اقتضاء اهمیت محل یک اداره یا دائره ثبت اسناد و املاک تاسیس می‌شود و ممکن است ادارات یا دوایر مزبور دارای شعبی باشند.
یادآوری می شود که تشکیلات ثبت اسنادمدتهاست در قالب این تعریف باقی مانده است.
این قانون که در۲۷ماده وضع شده بود پس از۴ماه حیات بالاخره به موجب بند ۹ماده ۲۵۵قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱بهمن ۱۳۰۸منسوخ اعلام گردید.
قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱بهمن ۱۳۰۸با ۲۵۵ماده دربین همه قوانین موضوعه از جامعیت خاصی برخوردار است.
اما قانون مذکور نیزبیش از ۲۵ماه دوام نیاورده وجای خود را به قانون ۱۴۲ماده ای کنونی مصوب ۲۶اسفند ۱۳۱۰سپرده وبه صراحت ماده ۱۴۲ منسوخ گردید.
ماده ۱ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۲۶ اسفند ۱۳۱۰ درمورد تشکیلات اداری ثبت می گوید:
درهرحوزه ابتدایی به اقتضاء اهمیت محل یک اداره یا دایره ثبت اسنادواملاک تاسیس می شود،ممکن است هراداره یا دائره ثبت دارای شعبی باشد.
امروزه ادارات ثبت بنا به مقتضیات جغرافیایی و جمعیتی به نواحی متعدد تقسیم گردیده است.