اسنادبایدکلمه به کلمه من البدو الی الختم متنا وهامشابلاتفاوت مطابق بااصل ثبت شود.(ماده ۵۶قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرثبت نمی توانداسناداشخاصی راکه طرفین یایک طرف معامله آنهاغیربالغ یا مجنون یاسفیه هستندیا بواسطه ورشکستگی ممنون ازتصرفندثبت نمایدمگراین که ولی آنهاآن معامله راکرده باشدوهمچنین نمی توانداسنادی راکه موضوع معامله آنهاازموقوفات یاازمشترکات عمومی یا مجهول المالک یا از املاک واموال دولت بی اذن دولت است ثبت نمایدوهرگاه درصلاحیت اشخاص شک داشته باشدبایدبه واسطه سه نفردراموال غیرمنقول ودونفردراموال منقوله تحقیق کرده ومراتب راثبت نماید.(ماده ۵۷قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
اشخاصی که توسط آنان تحقیقات مزبوره در ماده قبل به عمل می‌آید باید بالغ و امین و معروف مباشر ثبت باشند هرگاه مباشر ثبت آنها را نشناسد باید تصدیقی در باب هویت خودشان از یکی از ادارات رسمی ابراز نمایند. (ماده ۵۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
هرگاه اشخاص مطلع یکی از صفات مفصله ذیل را دارا باشند ثبت اسناد از درجه اعتبار ساقط است:
اولاً -کور یا گنگ یاکر یا دیوانه یا غیر بالغ باشند.
ثانیاً- اشخاصی که در معامله ذینفع اند یعنی در خود سند معامله راجع به فایده و نفع آنها چیزی نوشته شده است.
ثالثا-خدمه مباشر ثبت و اجزاء او چه در مباشرت ثبت اسناد باشند و چه در خارج آن.
رابعا- اقوام اصحاب معامله تا درجه ۴ و همچنین خدام اصحاب معامله.
خامسا- اشخاصی که به واسطه ارتکاب جنایات محکوم شده اند. (ماده ۵۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشر ثبت نمی تواند برای ثبت، اسنادی را قبول کند که موضوع آن معامله که شده است مخالف قوانین شرع و مملکت باشد والا ثبت از درجه اعتبار ساقط است.(ماده ۶۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه اصحاب معامله یا مطلعین زبان فارسی را ندانند و مباشر ثبت نیز زبان آنها را نداند حضور مترجم لازم است. (ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
در دفتر ثبت علاوه بر مندرجات ماده ۴۸ اسامی مطلعین و وسایل تحقیق هویت آنها و هویت اصحاب معامله و همچنین اسنادی که اصحاب معامله یا مطلعین در اثبات هویت خودشان ابراز می نمایند و وکالت نامه مصدقه و کلاً باید صریحاً بعد از ثبت سند قید شود و نیز باید اسامی اشخاصی که حق گرفتن صورت را دارند قید شود.(ماده ۶۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
تصدیق نامه هویت و وکالتنامه در مباشرت ثبت ضبط و در روی آنها تاریخ سال و ماه و روز و نمره ثبت دفتر قید شود.( ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشر ثبت قبل از ثبت سند حقی که به آن تعلق می گیرد به اصحاب معامله یا وکلا آنها اعلام می‌نماید و بعد از تحصیل رضایت آنها سند را ثبت می کند.( ماده ۶۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
ثبت اسناد باید به زبان و خط فارسی باشد و سندی که به غیر زبان یا خط فارسی است باید مطابقت ترجمه آن با اصل بدوا به تصدیق عالم به آن زبان یا خط رسیده ترجمه مصدق را مباشر ثبت قبول و ثبت نماید و اگر فقط امضاء سند به غیر خط فارسی باشد باید به تصدیق عالم به آن خط فارسی نوشته و به امضای آن عالم رسیده برای ثبت قبول شود.(ماده ۶۵ قانون ثبت مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
ثبت باید خوانا بوده و اعداد راجع به مبلغ و تاریخ و نمره لااقل باید یک مرتبه با تمام حروف نوشته شود و همچنین تاریخ و نمره باید با تمام حروف در روی سندی که ثبت شده است نوشته شود.( ماده ۶۶ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
فاصله سطور از همدیگر باید به یک اندازه بوده سطور در یک جا شروع شده و در یک جا ختم شود بالا بردن سطور در آخر صدر اکیداً ممنوع است باید هر جا که سطر به انتها رسید مباشر ثبت بقیه مطالب را به سطرنو ببرد جای سفید و تصحیح و اضافه جایز است فقط به شرایط ذیل:
اولاً -جای سفید را باید به دو خطی که همدیگر را تقاطع نمایند از حیز استفاده انداخت.
ثانیا-در موقع تصحیح و اضافه باید روی کلماتی که اشتباها نوشته شده یا زیادی است خط نازکی با مرکب قرمز کشیده و هرگاه باید کلمات دیگر جای کلمات خط کشیده نوشته شود باید بین السطور بالای کلمات باطل شده نوشت.
ثالثا-نکات فوف الذکر(جای سفید وتصحیح واضافه)بایددرآخرثبت قیدشده به امضای اصحاب معامله برسدهرگاه رعایت ترتیبات مقرره دراین ماده نشودثبت ازدرجه اعتبارساقط است ومباشرثبت موافق مواد۸۱و۱۳۱مجازات می شود.(ماده۶۷قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مقصود از ثبت اسناد موافق ترتیباتی که در این قانون مقرر است رسمی کردن اسناد ثبت شده است یعنی قطعی کردن تاریخ سند و ضبط خط و مهر و اقرار و حفظ مندرجات سند از تغییر و تبدیل. (ماده ۸۲ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
سند رسمی از جهات مذکور در ماده قبل در محاکم عدلیه معتبر و در مقام دعوا محل اعتماد است بنابراین کسی که بر علیه او سند رسمی ابراز می‌شود نمی‌تواند اظهار بی اطلاعی یا شبهه و تردید نسبت به آن سند نماید فقط در مقام رد سند و یا باید مجعول بودن آن را مدلل نماید و یا ثابت کند که سند رسمی به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است. (ماده ۸۳ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی
اگر برای ثبت نمودن اسناد ابراز تصدیق هویت یا وکالتنامه یا هر ورقه معتبر دیگری لازم باشد اوراق مزبوره باید پس از ثبت شدن در دفتر اسناد متفرقه در دایره ثبت اسناد ضبط شده و تاریخ و نمره ثبت در روی آنها قید شود.(ماده ۸۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل۱۳۰۲ خورشیدی)
مباشر ثبت باید قبل از ثبت سند حقی را که به آن تعلق می گیرد به اصحاب معامله یا وکلای آنها اعلام نموده و آنرا دریافت دارد. (ماده ۸۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
عبارت ثبت باید خوانا و واضح بوده و اعداد راجع به مبلغ و تاریخ و نمره لااقل باید یک مرتبه با تمام حروف در روی سندی که ثبت شده است نوشته شود.(ماده ۸۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
فاصله سطور از همدیگر باید به یک اندازه بوده سطوردر یک جا شروع شده و در یک جا ختم شود به نحوی که از ستون معین خود تجاوز نکندبالابردن سطور در آخر سطراکیداً ممنوع است و هر جا که سطر به انتها رسید با ترتیب باید بقیه مطلب را به سطر نوببرد جای سفید و تصحیح و اضافه اکیداً ممنوع است.(ماده ۹۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
اگر مباشر ثبت اشتباهاً جای سفیدی گذاشته و یا مجبور به تصحیح و یا اضافه باشد صحت ثبت منوط به رعایت حتمی شرایط ذیل خواهد بود.
اولاً- جای سفید باید به وسیله دو خطی که همدیگر را تقاطع نمایند از حیز استفاده انداخته شود.
ثانیاً- برای کلمات زیادی باید خط نازکی با مرکب قرمز کشیده شود.
ثالثاً-تصحیح و اضافات باید در ستون ملاحظات نوشته شده وبه امضای مباشر ثبت برسد و ربط آن به وسیله راده که با مرکب قرمز نوشته می شود معین گردد ابطال جای سفید همچنین حذف کلمات زیادی تصحیح و اضافات باید در آخر ثبت قبل از امضا قید شود مباشرینی که مفاد این ماده را رعایت نکنند به تناسب تخلف مستوجب مجازات مندرج در این قانون یا قانون جزای عمومی خواهند بود.(ماده۹۱قانون ثبت اسنادواملاک مصوب۲۱حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاءدر دفتر ثبت اسناد و املاک به کلی ممنوع است کلیه الحاقات و آنچه که به پای کلمات تراشیده شده و یا در محل پاک شده نوشته می‌شود از درجه اعتبار ساقط است و مباشر ثبتی که رعایت این ماده را ننماید علاوه بر جبران خسارت وارده مطابق ماده ۲ این قانون مجازات می‌شود و این مجازات علاوه بر مجازات است که مطابق قانون جزای عمومی ممکن است به متخلفین از این ماده تعلق بگیرد.(ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
اصحاب معامله و یا وکلای آنها و شهود باید ثبت سند را ملاحظه نموده و مطابقت آن با اصل به توسط مشارالیهم و مباشر ثبت تصدیق گردد.(ماده ۹۳ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط اصحاب معامله و یا وکلای آنها حاکی از رضایت آنها خواهد بود.(ماده ۹۵ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
در موقعی که معامله راجع به اشخاص بی سواد است علاوه بر مطلعین معمولی حضور یک نفر مطلع باسواد نیز که طرف اعتماد شخص بیسواد باشد لازم است ثبت سند باید برای شخص بی سواد قرائت شده و این قرائت و همچنین رضایت مشارالیه در دفتر ثبت قید و مطابق ماده ۸۳ امضا گردد.(ماده ۹۶ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
قبل از ثبت سندی که متعلق به شخص بی سواد است مباشر ثبت اسناد و املاک باید به وسیله سوالاتی که از او می نماید یقین حاصل کند که شخص مزبور مندرجات سند را کاملاً می فهمد.(ماده ۹۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل۱۳۰۲ خورشیدی)
برای اینکه اسناد ثبت شده رسمیت و اعتبار داشته باشد رعایت شرایط ذیل لازم است: اولاً- ثبت اسناد باید به توسط مباشر ثبت به عمل آید و در مورد ثبت ملک به توسط مدیر ثبت اسناد و املاک مطابق باب دوم این قانون. ثانیا- متصدی ثبت باید از هر حیث صلاحیت و حق ثبت نمودن را دارا باشد.
ثالثاً- تمام مقررات این قانون که در اعتبار ثبت موثر است باید رعایت شود.(ماده ۱۰۱ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
سندی که مطابق شرایط مندرج در ماده قبل ثبت شده است دارای رسمیت و اعتبار بوده تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت سند رسما ثابت شود.(ماده ۱۰۲ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱حمل۱۳۰۲خورشیدی)
(اگرچه موادقانون فوق با ماده۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱ خورشیدی نسخ شده ولی هم رویه فعلی دفاتراسنادرسمی کشور وهم سایرقوانین جدیدثبت متاثرازقانون مذکوربوده اند.نویسنده)