دفاترثبت باید قیطان کشیده وصفحات آن نمره دارونمره صفحات معین وممضی به امضای رئیس محکمه ابتدایی وعضو آن بوده به مهررسمی محکمه ممهورباشد.(ماده ۱۷قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
عده دفاترثبت وتصدیق باید طولش هفت گره وعرضش پنج گره باشدودرهرصفحه ستونی خواهدبودبرای اینکه صورت هایی که ازثبت یا سوادی که ازسندداده می شودقید شودعددسطوررادردفاترثبت وتصدیق باسایر تفاصیل وزیر عدلیه باموافقت وزیر مالیه معین وبه جاهای لازم اعلام می نمایند.(ماده۱۹قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
دفاترفهرست باید تمامابه یک اندازه بوده وحاوی پنج ستون مفصله باشد:
ستون اول-برای نمره کارگزارابتدای هرسال شمسی تجدیدمی شود
دوم-برای تاریخ روز و ماه وسال.
سوم-برای اسم و شهرت وشغل ومحل اقامت اشخاصی که سندآنها ثبت می شودویا به آنها تصدیقاتی داده می شود.
چهارم -برای مضمون ثبت یا تصدیقی که داده میشودوحقوقی که دریافت می شود.
پنجم-برای قبض رسیداشخاصی که سندشان ثبت شده است یا تصدیقی گرفته اندیاثبت سندی ویاسوادسندی که به آنها داده شده یا قیداسم وشهرت وشغل قبض دهنده.(ماده ۲۰قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
پس ازانقضای یکسال ازاتمام دفاترثبت وفهرست،مباشرثبت مکلف است درآخرهردفتری عده اسنادی را که درآن ثبت یا تصدیق شده وهمچنین عده اقداماتی راکه فهرست شده معین وامضاءنموده دفاترثبت وهردونسخه دفترفهرست رابه دفترراکدثبت اسنادتسلیم نماید.(ماده ۲۲قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مدیر ثبت به صحت قیدی که در آخر دفاتر به عمل آمده وبه امضای مباشر ثبت رسیده رسیدگی نموده و پس از تصدیق صحت و امضای دفاتر مزبوره یک نسخه دفتر فهرست را به دفتر راکد تسلیم و دفتر ثبت را با نسخه دیگر دفتر فهرست به دفتر راکد کل ارسال می دارد. (ماده ۲۳ قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
تراشیدن و پاک کردن به هر نحوی از انحاء در دفتر ثبت اسناد به کلی ممنوع است هر گاه تخلف از مفاد این ماده بشود کلمات تراشیده و همچنین کلیه آنچه که درمحل پاک شده نوشته شده است از درجه اعتبار ساقط است و مباشر ثبتی که مرتکب این خلاف قانون شده است موافق مواد ۸۱ و ۱۲۱ مجازات میشود. (ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
برای اینکه تاریخ ثبت بیشتر ثابت و مصون از تغییر باشد مباشر ثبت همه روزه هنگام بسته شدن مباشرت، تمام دفاتر را می بندد مقصود از بستن دفاتر آن است که مباشر ثبت در ذیل آخرین سطر تاریخ روز و ماه و سال را گذاشته امضاءمی نماید تخلف از مفاد این ماده مستوجب مجازات می‌باشد که در ماده ۱۳۱ مقرر است. (ماده ۸۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
( قانون ثبت فوق باماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسنادمصوب۱۳۰۲/۱/۲۸ خورشیدی نسخ شده است.)
هر دایره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر ذیل خواهد بودوهر دفتری باید نسختین باشد:
۱ -دفتر املاک.
۲- دفتر معاملات راجع به اموال غیر منقوله.
۳- دفتر معاملات اموال منقوله.
۴-دفتر اسناد متفرقه.
۵- دفتر ودایع.
۶ -دفتر احکام محاکم.
۷ -دفتر صورت اشخاصی که ورشکسته و یا در تحت قیمومت و یا ولایت شرعی هستند.
۸-دفتر عایدات.
۹- دفتر امتیازات.
۱۰- دفتر نماینده عمومی(اندیکاتور).(ماده ۱۳ قانون ثبت اسناد مورخ ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
کلیه دفاتر مذکور در ماده ۱۳ به استثناء دفتراملاک،سنوی بوده و در آخر هر سال مباشرین ثبت و اسناد و املاک دفاتر خود را بسته عده ی اسنادی را که ثبت شده است معین و صورت مجلسی از شرح ختم دفتر در آخرین صفحه که بسته می شود مرتب کرده امضا می نماید پس از آن دفاتر بسته شده را به مدیر دایره ثبت اسناد و املاک حوزه خود تسلیم می‌کند.(ماده ۱۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
مدیر مزبور در آخر هر سال از بسته شدن دفاتر به طریق مزبور در ماده ۱۷ اطمینان حاصل کرده صحت آن را تصدیق و صورتمجلس سابق الذکر را امضا می نماید پس از آن یک نسخه از اصل هر یک از دفاتر را به دفتر راکدحوزه خود و نسخه دیگر را به دفتر راکد اداره کل ثبت اسناد و املاک در تهران ارسال خواهد داشت.(ماده ۱۸ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
دفتر املاک،سنوی نبوده مادامی که صفحه سفید دارد استعمال میشود و مقررات راجع به بستن دفاتر و ترتیب صورت مجلس که در دو ماده فوق مذکور است پس از اختتام آن به عمل آمده یک نسخه از آن در دفتر رابط حوزه که ملک در آن واقع شده و نسخه ثانی به دفتر راکد اداره کل ثبت اسناد و املاک در تهران ارسال خواهد شد. (ماده ۱۹ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
هر دایره ضبط دو دفتر مخصوص خواهد داشت:
اولاً -دفتر ثبت خلاصه سواد هایی که مطابق این قانون داده میشود.
ثانیا-دفتر عایداتی که از این ممر دریافت میشود.(ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
(موادقانون فوق با ماده ۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱خورشیدی نسخ گردیده)