یکی از وظایف سردفتران (مباشرین ثبت)ثبت اسناد وفق قوانین و مقررات موجود می باشد.
در تعریف سند می توان گفت اصولا به هرنوشته ای که مفاد آن در مقام دفاع یا اثبات موضوعی بوده و به امضاءطرف یا طرفین ویا اثرانگشت آنها و یا بعضا مهر نیز رسیده باشد سند گفته می شود.واصولا هرسندی باامضاء یااثرانگشت متولد می شود.
سند بر دونوع است :رسمی و عادی.(ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی)
سند رسمی سندی است که مطابق تشریفات خاصی که قانونگذار در نظر گرفته توسط مامورین صلاحیت دار در حوزه ماموریت خودتنظیم می شوند مانند اسنادی که دفاتر اسناد رسمی تنظیم می کنند که در مفهومی دیگر به آن بنچاق گویند و یا شناسنامه و کارت ملی که مامورین ثبت احوال در حوزه خود مطابق تشریفات خاص قانونی صادر می نمایند.
سند عادی نوشته ایست که بدون رعایت تشریفات فوق بین دو یا چند نفر تنظیم می گردد.علیرغم امتیازات و رجحان انکار ناپذیر اسنادرسمی نسبت به اسناد عادی(که به علل این برتری درموضوعات مرتبط اشاره خواهدشد) باید گفت ارزش و کارایی هر سند بیشتر به محتوا ، مفاد و نحوه تحریر سند بر می گردد تا به رسمی و عادی بودن آن.بعبارت دیگر ممکن است یک سند عادی توسط نگارنده ای توانمند با مفادی محکم و شفاف به رشته تحریر درآمدهوبه سهولت گویای قصد طرفین باشد هرچند این دسته اسناد باتوجه به تعریف و ساختارآنها طبیعتا دستخوشهجوم حملاتی همچون جعل ویا انکار و تردید قرار گرفته و ذینفع را در چالشی موقت می اندازد اما درنهایت حقیقتآشکار گردیده وصاحب سند از امتیازات سند مکتوب خود منتفع خواهد شد.متقابلا دیده شده که برخی از سردفتران با تنظیم اسنادی(رسمی) مبهم و نامتقارن نه تنها گره از مشکلی باز ننموده اند که برآن افزوده اند.بطور مثال عدم تقارن عنوان سند با متن سند (عنوان سند اقرارنامه ولی آرایش کلمات در متن سند تعهد می باشد)بهمین دلیل به نظر می رسد شرایط ماهوی(مفادی) اسناد مهمتراز شرایط شکلی آن میباشد.
باتوجه به مقدمه فوق لزوم دارا بودن فن نویسندگی برای مباشرین ثبت اجتناب ناپذیر می باشد چرا که یکی ازوظایف مهم آنها از بدو قانونگذاری نوشتن اسناد بوده که برابر مواد آتی مبسوطا توضیح داده خواهد شد.
ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ می گوید:
مشاغل مباشرین از قرار تفصیل است :
اول–ثبت اسنادی که نزد آنها می‌آورند موافق قسمت دوم این فصل .
دوم –دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد همچنین سواد اسنادی که ثبت می شود موافق قسمت سوم این فصل.
سوم– تصدیقاتی که مباشرین ثبت موافق قسمت چهارم این فصل می دهند.
چهارم–پذیرفتن وحفظ کردن اصول اسنادی که در مباشرت ثبت امانت می گذارند.درثبت اسنادی که نزد سردفترانمی‌آورند.
قانونگذار ازماده ۵۶ الی ۸۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ نحوه و چگونگی تنظیم سند را به خوبی توضیح داده منظور از ثبت سند در این مقال تحریر و تنظیم بنچاق است که از وظایف اختصاصی سردفتران می باشد وهدف قانونگذار از این توضیحات دقیق و موشکافانه ای که بایستی در صدور بنچاق رعایت گردد جلوگیری از سواستفاده های متعارف وتفسیرهای ناصواب بوده که بارعایت آنها به سند اعتباری رسمی داده می شود و مقصود از رسمی شدن اسناد، قطعی نمودن تاریخ سندو ضبط خط و مهر و اقرار و حفظ تمامی مندرجات و مفاد سند از هرگونه تغییر و تبدیل می باشد.اگرچه عمر ۱۲ ساله این قانون به صراحت ماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۸ حمل ۱۳۰۲ پایان یافت ولی همین۲۵ ماده شالوده اصلی رویه ای گردید که هم اکنون نیز بین دفاترمرسوم و متداول است.
اصولا مباشرین ثبت (سردفتران کنونی)جهت ثبت اسنادی که نزد آنها می آورندموظف به رعایت یک سلسله قواعد ومقررات قانونی بوده که عدم رعایت هرکدام ازآنها می تواند سند را ازاعتبار بیاندازد.
اسناد پس ازتنظیم باید سطر به سطر همگی باحروف وارد دفتر شود
علت تمام این دور اندیشی ها وسختگیریهای قانونگذار، جلوگیری از تحریف و یا سواستفاده های احتمالی است. اصرار قانونگذار به عدم گذاشتن جای خالی ، توضیح بجای اصلاح درموارد اشتباه درتحریر، لزوم نوشتن اعدادوارقام باحروف و همچنین بستن انتهای خطوط در پایان هرروز.همه و همه بجهت رسمی و قطعی کردن موضوعسند می باشد.به شکلی که جای هیچگونه سوال و یا تفسیری باقی نماند.
ماده ۷۱ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۰۲ نیز وظایف مباشرین ثبت رابدین شرح بیان می کند:
اولا–ثبت اسنادی که نزد آنها می آورندمطابق مقررات این قانون.
ثانیا–دادن سوادمصدق ازاسنادثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۰۷ مصرح است.
ثالثا–دادن تصدیق نامه هایی که دراین قانون معین شده است.
رابعا–قبول وحفظ اسنادی که تودیع می شود.
همچنین ماده ۱۴۲ قانون ثبت اسنادواملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸ می گوید:وظایف مسئولین دفاتر اقرار تفصیل ذیلاست:
۱–ثبت کردن اسنادمطابق مقررات قانون.
۲–دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۸۱مصرح است.
۳–تصدیق صحت امضاء.
۴–قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.ثبت اسناد:
مبحث ثبت اسناد به سه قسم تقسیم می شود:
قسمت اول: مربوط به خود اسناد و نحوه ثبت وچگونگی تحریرآن.
قسمت دوم:مربوط به شرایط اصحاب سند.
قسمت سوم: تکالیف سردفتران درچگونگی تنظیم و ثبت سند.
قسمت اول–سند ونحوه ثبت آن:
اسنادباید کلمه به کلمه من البدو الی الختم متنا وهامشا بلاتفاوت مطابق با اصل ثبت شود.(ماده ۵۶ قانون ثبتاسناد مصوب ۱۲۹۰)
اسناد باید حرفا به حرف من البدوالی الختم متنا وهامشا سجلا و ظهرا ثبت شود.(ماده ۸۰ قانون ثبت اسناد و املاکمصوب ۱۳۰۲)
اسناد بایدحرف به حرف ازاول تا آخرمتن و حاشیه سجل وظهر نوشته شود.(ماده ۱۵۳ قانون ثبت اسناد واملاکمصوب بهمن ۱۳۰۸)
اسناد باید حرف به حرف از اول تا آخر متن و حاشیه سجل و ظهر ثبت شود.(ماده ۵۶ قانون ثبت اسناد و املاکمصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶)
ثبت اسناد باید به زبان وخط فارسی باشدوسندی که به غیر زبان یاخط فارسی است باید مطابقت ترجمه آن با اصلبدوا به تصدیق عالم به آن زبان یا خط رسیده ترجمه مصدقه را مباشر ثبت قبول وثبت نماید و اگر فقط امضاء سندبه غیر خط فارسی باشد باید به تصدیق عالم به آن خط فارسی نوشته وبه امضای آن عالم رسیده برای ثبت قبولشود.(ماده ۶۵ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
ثبت باید خوانا بوده واعداد راجعه به مبلغ وتاریخ ونمره لااقل بایدیک مرتبه با تمام حروف نوشته شودوهمچنینتاریخ ونمره باید باتمام حروف درروی سندی که ثبت شده است نوشته شود.(ماده ۶۶ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰)
فاصله سطور از همدیگر باید به یک اندازه بوده سطور در یکجا شروع شده ودریکجا ختم شود بالا بردن سطور درآخر سطر اکیدا ممنوع است باید هرجا که سطر به انتها رسید مباشر ثبت بقیه مطالب را به سطر نو ببردجای سفیدوتصحیح واضافه جایزاست فقط به شرایط ذیل:
اولا–جای سفید را باید به دو خطی که همدیگر را تقاطع را تقاطع نمایند از حیز استفاده انداخت.
ثانیا–در موقع تصحیح و اضافه باید روی کلماتی که اشتباها نوشته شده یا زیادی است خط نازکی با مرکب قرمزکشیده وهرگاه باید کلمات دیگر جای کلمات خط کشیده نوشته شود باید بین السطور بالای کلمات باطل شدهنوشت.
ثالثا–نکات فوق الذکر (جای سفیدو تصحیح واضافه) باید درآخر ثبت قید شده به امضای اصحاب معاملهبرسدهرگاه رعایت ترتیبات مقرره دراین ماده نشود ثبت ازدرجه اعتبار ساقط است ومباشر ثبت موافق مواد ۸۱و ۱۳۱مجازات می شود.(ماده ۶۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
تراشیدن وپاک کردن به هرنحوی ازانحاءدردفتر ثبت اسناد ممنوع است هرگاه تخلف ازمفاد این ماده بشود کلماتتراشیده وهمچنین کلیه آنچه که درمحل پاک شده نوشته شده است ازدرجه اعتبار ساقط است ومباشر ثبتی کهمرتکب این خلاف قانون شده است موافق مواد ۸۱ و۱۲۱ مجازات می شود.(ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
ثبت سند باید برای اصحاب معامله یا وکلای آنها درحضور مطلعین قرائت و با اصل سند مقابله و با امضا تصدیقشود.(ماده ۶۹ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰)
در دفترثبت علاوه برمندرجات ماده ۴۸ اسامی مطلعین و وسایل تحقیق هویت آنها و هویت اصحاب معامله وهمچنین اسنادی که اصحاب معامله یا مطلعین دراثبات هویت خودشان ابراز می نمایند و وکالتنامه مصدقه و کلاباید صریحا بعدازثبت سند قید شودو نیز باید اسامی اشخاصی که حق گرفتن صورت رادارند قید شود.(ماده ۶۲قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
تصدیق نامه هویت و وکالتنامه در مباشرت ثبت ضبط و در روی آنها تاریخ سال و ماه و روز و نمره ثبت دفتر قیدشود.(ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)اگرچه باتصویب آئین نامه قانون دفاتراسنادرسمی وکانون سردفترانودفتریاران مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ وجایگزینی دفتر الکترونیک بجای دفاتر قدیم (موضوع ماده ۱۸ قانون دفاتراسنادرسمی مصوب تیرماه ۱۳۵۴) رعایت مواد فوق عملا منتفی گردیده و اسناد برروی اوراق A4 درسه مرحله(پیشنویس؛ سند و پشتیبان) تنظیم می گردد.امااصول ماهوی حاکم بر تنظیم اسنادکماکان برابر روح مواد فوق میباشد.بدین شرح که ابتدائا اسناد درقالب پیشنویس جهت مطالعه اصحاب معامله چاپ شده ، پس از تایید وامضاءآن، سردفتر مبادرت به اخذشناسه کرده ومجددا توسط طرفین و سردفتر مطالعه می گردد.پس ازتایید متن توسططرفین، به امضاء نهایی سردفتر می رسدباتایید نهایی سردفتر وصدور همزمان نسخه پشتیبان، سند در سامانه ثبتگشته وغیر قابل تغییر (جز از طریق اقرارنامه اصلاحی یا اقاله و یا عزل و استعفاء درخصوص وکالتنامه هایتنظیمی)است.
سندرسمی ونحوه تنظیم آن:
برابر بند اول ماده ۴۷قانون ثبت یکی از وظایف مهم سردفتران تنظیم وثبت سند وفق مقررات قانونی است. از ماده۵۶ لغایت ۸۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۹اردیبهشت ۱۲۹۰چگونگی و نحوه تنظیم سند توسط سردفتر به تفصیلمشخص گردیده است.
الف—شرایط تنظیم سند به جهت اصحاب معامله:
۱—ممنوعیت تنظیم سند برای اشخاصی که یک طرف آنها مجنون یا غیربالغ (صغار)یا سفیه یا ممنوعتصرف(ورشکسته)می باشند.(ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
ب –شرایط تنظیم سند مربوط به موضوع سند:
ممنوعیت تنظیم اسنادی که موضوع آنها موقوفات، مشترکات عمومی ، اموال دولتی یا مجهوال المالک می باشد.(ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
ج–شرایط تنظیم سند مربوط به نحوه تنظیم سند:
ماده ۸۲قانون می گوید:مقصودازثبت اسنادموافق ترتیباتی که دراین قانون مقرراست رسمی کردن اسناد ثبت شدهاست یعنی قطعی کردن تاریخ سندوضبط خط و مهر و اقرار وحفظ مندرجات سند از تغییر و تبدیل .( ماده ۸۲ قانونثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
بنابراین برای رسیدن به مقصود قانونگذاررعایت دقیق مواد آتی الذر ضروری به نظر می رسد.
۱—تنظیم سند بایستی باقصد متعاملین همسویی داشته باشد مثلاً چنانچه شخصی قصد اجاره ملک خود را دارد. مباشر ثبت بایستی مبادرت به تنظیم اجاره نامه با شرایط مد نظر طرفین نماید واگر بی مبالاتی و یا سوءنیت مباشرثبت منجر به انتقال مورد اجاره گردد سند فاقد اعتبار است هرچند اثبات آن بسیار سخت ودشوار است. قصدمتعاملین نیزبا گفتمان و پرسیدن سوالات متداوله توسط مباشر ثبت صورت می گیردودرصورتی که متعاملین زبانفارسی ندانندباید ازمترجم رسمی استفاده شود.
هرگاه اصحاب معامله یا مطلعین زبان فارسی ندانندومباشر ثبت نیز زبان آنها را نداندحضورمترجم لازم است.(ماده۶۱قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹)
۲—احرازاهلیت متعاملین توسط مباشر ثبت یکی دیگر از وظایف مباشرین. بوده که درصورت عدم رعایت آن سندفاقداعتبار است.اهلیت متعاملین شامل سن رشد،سلامت عقل و قوای دماغی و همچنین وجود اختیار طرفین برایانجام وامضای سند می باشد.
فی الحال سن لازم برای تنظیم سند رسمی ۱۸سال میباشد و اشخاص کمتر از ۱۸سال صلاحیت حضوردردفترخانه وامضا اسناد رسمی را ندارند.یکی از مشکلاتی که عملا سردفتران با آن مواجه اند تعارض اهلیت قانونی مذکور بااهلیت لازم برای ازدواج است.
امروزه زوجین زیر۱۸ سال که به جهت وجود مشکلات اقتصادی بعضاً مجبور به دریافت تسهیلات بانکی شده، نمیتوانند در دفترخانه حضور یافته و مبادرت به انجام یک گواهی امضاء ساده نمایندوسردفتران نیز درصورت حیاتولی قهری مجبور به دعوت از ولی می شوندواین مشکل زمانی لاینحل می گردد که والدین درقید حیات نباشند.
احرازسمت وجایگاه متعاملین از دیگر مواردیست که مباشرین باید به آن توجه داشته باشند منظور از سمت ایناست که بین متعاملین و محتوای سندی که میخواهند امضا بزنندرابطه معقول و منطقی باشد فی المثل شخصیمدعی مالکیت ملکی می گردد که متعلق به پدر ایشان بوده ولی پدر درقید حیات نمی باشد در ظاهر هیچ ارتباطیبین شخص و ملک مورد ادعا نمی باشد ولی با ارائه برگه حصروراثت توسط احدی ازوراث این ابهام برطرف میگردد.بدین سان جایگاه متقاضی تنظیم سند مشخص شده و او می تواند به قایم مقامی مورث خود هرعملحقوقی رانسبت اموال وی انجام دهد.
همچنین درخصوص وکالت که شخص وکیل قصد انتقال
مورد وکالت را به غیر دارد احرازرابطه وکیل و موکل ضروریست.
۱—اسناد باید کلمه به کلمه من البدو الی الختم متنا وهامشا بلاتفاوت مطابق با اصل ثبت شود.(ماده ۵۶ قانون ثبتاسناد مصوب ۱۹ اردیبهشت ۱۲۹۰)
جمیع این مقررات تا قبل از اجرایی شدن ثبت الکترونیک اسناد رویه مرسوم ومعمول دفاتر بوده هرچند با حکومتقانون جدید ثبت آنی وجایگزینی مقررات الکترونیک بجای روش های سنتی همچون اسناد پشتیبان به جای دفترجاری،اخذآمار سیستمی بجای دفتر درآمد(تمبر) گواهی امضاالکترونیکی بجای دفترگواهی امضا و واریزآنی وجوهدولتی همچون حق الثبت و مالیات و غیره …به حسابهای مربوطه و….
شکل تنظیم اسناد تا حدودی تحت شعاع مقررات جدید قرارگرفته ولی تمامی اصول حاکم بر تنظیم اسناد به قوت واعتبار خود باقیست.اصولی همچون :اهلیت متعاملین؛ احرازهویت، احرازسمت ؛
احراز مالکیت؛مقررات مربوط متعاملین بی سواد یا معذور؛حفظ اسرار ارباب رجوع وغیره…
اسنادی که راجع به معاملات و تعهدات و تقبلات می‌باشند بر دو نوع است: اسناد رسمی و عادی.
اسناد رسمی از قرار تفصیل ذیل است:
۱–اسنادی که در اداره ثبت اسناد به طوری که قانون معین کرده ثبت یا تصدیق شده باشد.
۲–تسجیلات و تصدیقات محاضر شرعیه و مراجع عدلیه اند در امور راجع به آنها.
۳–تصدیقات محاکم عدلیه در صورتی که خارج از صلاحیت آنها نباشد و همچنین تصدیقات ادارات دولتی در اموریکه راجع به آنها است درصورتی که تصدیق خارج از صلاحیت آنها نباشد.(ماده ۲۸۲ قانون اصول محاکمات حقوقیمصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)
اسناد عادی سندی است که غیر از اسناد رسمی باشد.(ماده ۲۸۳ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)اعلام بی اعتباری سند:محاکم دادگستری مکلفند در هر مورد که رای بر بی اعتباری سند رسمی صادرمی‌کنند مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند.
هرگاه موضوع سندی که ابطال شده ملک باشد مفاد حکم در ملاحظات ثبت دفتر اسناد رسمی توسط سردفترمنعکس خواهد شد. ولی هرگونه اقدام نسبت به دفتر املاک و سند مالکیت موکول به صدور حکم نهایی و اعلام آنبه سازمان ثبت اسناد املاک کشور خواهد بود. در صورتی که بی اعتباری سند ناشی از تخلف سردفتر یا دفتریار ازقوانین و مقررات باشد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعقیب انتظامی او اقدام خواهد کرد.(ماده ۷۱ قانوندفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)جعل واستفاده ازسند مجعول:نظر به اینکه به‌موجب مواد ۷۵ تا ۸۲ قانونمجازات جرائم نیروهای مسلح مصوب ۱۳۷۱ برای جعل و استفاده از سند مجعول مجازات جداگانه تعیین شده و بهعلاوه در ماده ۸۳ قانون مزبور نیز برای استفاده کننده از سند مجعول در مواردی که جاعل خود استفاده کننده باشدمجازات مقرر گردیده است بنابراین برطبق مواد مزبور استفاده از سند مجعول عملی مستقل از جعل است و نسبتبه جاعل نیز بزه جداگانه است بنابه مراتب، دادنامه شماره ۶ مورخ ۱۳۷۶/۲/۲۸که به موجب آن با رعایت تعدد و ماده۴۷ قانون مجازات اسلامی برای جعل و استفاده ازسند مجعول کیفرهای جداگانه تعیین شده صحیح و منطبق باموازین قانونی است این رای که بر طبق ماده ۳ اضافه شده به قانون آیین دادرسی کیفری صادر گردیده در مواردمشابه لازم‌الاتباع میباشد.(رای وحدت رویه هیات عمومی دیوان عالی کشور به شماره ۶۲۴ مورخ ۱۳۷۷/۱/۱۸)اسنادبایدکلمه به کلمه من البدو الی الختم متنا وهامشابلاتفاوت مطابق بااصل ثبت شود.(ماده ۵۶قانون ثبتاسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرثبت نمی توانداسناداشخاصی راکه طرفین یایک طرف معامله آنهاغیربالغ یا مجنون یاسفیه هستندیا بواسطهورشکستگی ممنوع ازتصرفندثبت نمایدمگراین که ولی آنهاآن معامله راکرده باشدوهمچنین نمی توانداسنادی راکهموضوع معامله آنهاازموقوفات یاازمشترکات عمومی یا مجهول المالک یا از املاک واموال دولت بی اذن دولت استثبت نمایدوهرگاه درصلاحیت اشخاص شک داشته باشدبایدبه واسطه سه نفردراموال غیرمنقول ودونفردراموالمنقوله تحقیق کرده ومراتب راثبت نماید.(ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
اشخاصی که توسط آنان تحقیقات مزبوره در ماده قبل به عمل می‌آید باید بالغ و امین و معروف مباشر ثبت باشندهرگاه مباشر ثبت آنها را نشناسد باید تصدیقی در باب هویت خودشان از یکی از ادارات رسمی ابراز نمایند. (ماده ۵۸قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
هرگاه اشخاص مطلع یکی از صفات مفصله ذیل را دارا باشند ثبت اسناد از درجه اعتبار ساقط است:
اولاً –کور یا گنگ یاکر یا دیوانه یا غیر بالغ باشند.
ثانیاً– اشخاصی که در معامله ذینفع اند یعنی در خود سند معامله راجع به فایده و نفع آنها چیزی نوشته شده است.
ثالثا–خدمه مباشر ثبت و اجزاء او چه در مباشرت ثبت اسناد باشند و چه در خارج آن.
رابعا– اقوام اصحاب معامله تا درجه ۴ و همچنین خدام اصحاب معامله.
خامسا– اشخاصی که به واسطه ارتکاب جنایات محکوم شده اند. (ماده ۵۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشر ثبت نمی تواند برای ثبت، اسنادی را قبول کند که موضوع آن معامله که شده است مخالف قوانین شرع ومملکت باشد والا ثبت از درجه اعتبار ساقط است.(ماده ۶۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه اصحاب معامله یا مطلعین زبان فارسی را ندانند و مباشر ثبت نیز زبان آنها را نداند حضور مترجم لازم است. (ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
در دفتر ثبت علاوه بر مندرجات ماده ۴۸ اسامی مطلعین و وسایل تحقیق هویت آنها و هویت اصحاب معامله وهمچنین اسنادی که اصحاب معامله یا مطلعین در اثبات هویت خودشان ابراز می نمایند و وکالت نامه مصدقه وکلاً باید صریحاً بعد از ثبت سند قید شود و نیز باید اسامی اشخاصی که حق گرفتن صورت را دارند قید شود.(ماده۶۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
تصدیق نامه هویت و وکالتنامه در مباشرت ثبت ضبط و در روی آنها تاریخ سال و ماه و روز و نمره ثبت دفتر قیدشود.( ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشر ثبت قبل از ثبت سند حقی که به آن تعلق می گیرد به اصحاب معامله یا وکلا آنها اعلام مینماید و بعد ازتحصیل رضایت آنها سند را ثبت می کند.( ماده ۶۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
ثبت اسناد باید به زبان و خط فارسی باشد و سندی که به غیر زبان یا خط فارسی است باید مطابقت ترجمه آن بااصل بدوا به تصدیق عالم به آن زبان یا خط رسیده ترجمه مصدق را مباشر ثبت قبول و ثبت نماید و اگر فقط امضاءسند به غیر خط فارسی باشد باید به تصدیق عالم به آن خط فارسی نوشته و به امضای آن عالم رسیده برای ثبتقبول شود.(ماده ۶۵ قانون ثبت مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)ثبت باید خوانا بوده و اعداد راجع به مبلغ و تاریخ ونمره لااقل باید یک مرتبه با تمام حروف نوشته شود و همچنین تاریخ و نمره باید با تمام حروف در روی سندی کهثبت شده است نوشته شود.( ماده ۶۶ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)فاصله سطور از همدیگر باید بهیک اندازه بوده سطور در یک جا شروع شده و در یک جا ختم شود بالا بردن سطور در آخر صدر اکیداً ممنوع استباید هر جا که سطر به انتها رسید مباشر ثبت بقیه مطالب را به سطرنو ببرد جای سفید و تصحیح و اضافه جایزاست فقط به شرایط ذیل:
اولاً –جای سفید را باید به دو خطی که همدیگر را تقاطع نمایند از حیز استفاده انداخت.
ثانیا–در موقع تصحیح و اضافه باید روی کلماتی که اشتباها نوشته شده یا زیادی است خط نازکی با مرکب قرمزکشیده و هرگاه باید کلمات دیگر جای کلمات خط کشیده نوشته شود باید بین السطور بالای کلمات باطل شدهنوشت.
ثالثا–نکات فوف الذکر(جای سفید وتصحیح واضافه) بایددرآخرثبت قیدشده به امضای اصحاب معامله برسدهرگاهرعایت ترتیبات مقرره دراین ماده نشودثبت ازدرجه اعتبارساقط است ومباشرثبت موافق مواد۸۱و۱۳۱مجازات میشود.(ماده۶۷قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)مقصود از ثبت اسناد موافق ترتیباتی که در این قانونمقرر است رسمی کردن اسناد ثبت شده است یعنی قطعی کردن تاریخ سند و ضبط خط و مهر و اقرار و حفظمندرجات سند از تغییر و تبدیل. (ماده ۸۲ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)سند رسمی از جهات مذکوردر ماده قبل در محاکم عدلیه معتبر و در مقام دعوا محل اعتماد است بنابراین کسی که بر علیه او سند رسمی ابرازمی‌شود نمی‌تواند اظهار بی اطلاعی یا شبهه و تردید نسبت به آن سند نماید فقط در مقام رد سند و یا باید مجعولبودن آن را مدلل نماید و یا ثابت کند که سند رسمی به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است. (ماده ۸۳ قانونثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)اگر برای ثبت نمودن اسناد ابراز تصدیق هویت یا وکالتنامه یا هر ورقه معتبردیگری لازم باشد اوراق مزبوره باید پس از ثبت شدن در دفتر اسناد متفرقه در دایره ثبت اسناد ضبط شده و تاریخ ونمره ثبت در روی آنها قید شود.(ماده ۸۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل۱۳۰۲ خورشیدی)مباشر ثبت بایدقبل از ثبت سند حقی را که به آن تعلق می گیرد به اصحاب معامله یا وکلای آنها اعلام نموده و آنرا دریافت دارد. (ماده ۸۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)عبارت ثبت باید خوانا و واضح بوده و اعداد راجع بهمبلغ و تاریخ و نمره لااقل باید یک مرتبه با تمام حروف در روی سندی که ثبت شده است نوشته شود.(ماده ۸۹قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)فاصله سطور از همدیگر باید به یک اندازه بوده سطوردر یک جاشروع شده و در یک جا ختم شود به نحوی که از ستون معین خود تجاوز نکندبالابردن سطور در آخر سطراکیداًممنوع است و هر جا که سطر به انتها رسید با ترتیب باید بقیه مطلب را به سطر نوببرد جای سفید و تصحیح واضافه اکیداً ممنوع است.(ماده ۹۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)اگر مباشر ثبت اشتباهاً جایسفیدی گذاشته و یا مجبور به تصحیح و یا اضافه باشد صحت ثبت منوط به رعایت حتمی شرایط ذیل خواهد بود.
اولاً– جای سفید باید به وسیله دو خطی که همدیگر را تقاطع نمایند از حیز استفاده انداخته شود.
ثانیاً– برای کلمات زیادی باید خط نازکی با مرکب قرمز کشیده شود.
ثالثاً–تصحیح و اضافات باید در ستون ملاحظات نوشته شده وبه امضای مباشر ثبت برسد و ربط آن به وسیله رادهکه با مرکب قرمز نوشته می شود معین گردد ابطال جای سفید همچنین حذف کلمات زیادی تصحیح و اضافات بایددر آخر ثبت قبل از امضا قید شود مباشرینی که مفاد این ماده را رعایت نکنند به تناسب تخلف مستوجب مجازاتمندرج در این قانون یا قانون جزای عمومی خواهند بود.(ماده ۹۱ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحاءدر دفتر ثبت اسناد و املاک به کلی ممنوع است کلیهالحاقات و آنچه که به پای کلمات تراشیده شده و یا در محل پاک شده نوشته میشود از درجه اعتبار ساقط است ومباشر ثبتی که رعایت این ماده را ننماید علاوه بر جبران خسارت وارده مطابق ماده ۲ این قانون مجازات میشود واین مجازات علاوه بر مجازات است که مطابق قانون جزای عمومی ممکن است به متخلفین از این ماده تعلق بگیرد.(ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
اصحاب معامله و یا وکلای آنها و شهود باید ثبت سند را ملاحظه نموده و مطابقت آن با اصل به توسط مشارالیهم ومباشر ثبت تصدیق گردد.(ماده ۹۳ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط اصحاب معامله و یا وکلای آنها حاکی از رضایت آنها خواهد بود.(ماده ۹۵قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
در موقعی که معامله راجع به اشخاص بی سواد است علاوه بر مطلعین معمولی حضور یک نفر مطلع باسواد نیز کهطرف اعتماد شخص بیسواد باشد لازم است ثبت سند باید برای شخص بی سواد قرائت شده و این قرائت و همچنینرضایت مشارالیه در دفتر ثبت قید و مطابق ماده ۸۳ امضا گردد.(ماده ۹۶ قانون ثبت اسناد مصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
قبل از ثبت سندی که متعلق به شخص بی سواد است مباشر ثبت اسناد و املاک باید به وسیله سوالاتی که از او مینماید یقین حاصل کند که شخص مزبور مندرجات سند را کاملاً می فهمد.(ماده ۹۷ قانون ثبت اسناد و املاکمصوب ۲۱ حمل۱۳۰۲ خورشیدی)
برای اینکه اسناد ثبت شده رسمیت و اعتبار داشته باشد رعایت شرایط ذیل لازم است: اولاً– ثبت اسناد باید به توسطمباشر ثبت به عمل آید و در مورد ثبت ملک به توسط مدیر ثبت اسناد و املاک مطابق باب دوم این قانون. ثانیا– متصدی ثبت باید از هر حیث صلاحیت و حق ثبت نمودن را دارا باشد.
ثالثاً– تمام مقررات این قانون که در اعتبار ثبت موثر است باید رعایت شود.(ماده ۱۰۱ قانون ثبت اسناد و املاکمصوب ۲۱ حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)
سندی که مطابق شرایط مندرج در ماده قبل ثبت شده است دارای رسمیت و اعتبار بوده تمام محتویات و امضاهایمندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت سند رسما ثابت شود.(ماده ۱۰۲ قانون ثبت اسناد و املاکمصوب ۲۱حمل ۱۳۰۲ خورشیدی)اگرچه موادقانون فوق با ماده۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱خورشیدی نسخ شده ولی هم رویه فعلی دفاتراسنادرسمی کشور وهم سایرقوانین جدیدثبت متاثر از قانونمذکوربوده اند.نویسنده)کلیه اسناد در دفتر خانه‌های اسناد رسمی و در اوراق مخصوصی که از طرف سازمان ثبتاسناد و املاک کشور در اختیار دفترخانه قرار داده میشود تنظیم و فقط در یک دفتر که به نام دفتر سردفتر نامیدهمی‌شود ثبت میگردد و ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید مگر آنکه دفترخانهفاقد دفتر یار باشد.( ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵)این ماده باوضع آیین نامه جدید قانوندفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ که متضمن تنظیم سند برروی اوراق چاپی A4 می باشد عملا منسوخگردیده.اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها تهیه میشود و به هر حال یک نسخه اضافیتنظیم خواهد شد که نسخه اخیر باید در دفترخانه نگاهداری شود متعامین می‌توانند از اصول اسناد رونوشت یافتوکپی اخذ نمایند در مواردی که نسبت به سند ادعای جعل و یا ادعای عدم مطابقت فتوکپی یا رونوشت یا اصلسند شده باشد دفاتر اسناد رسمی مکلفند به درخواست مراجع صالح قضایی اصل سند را لاک و مهر شده موقتاً بهمراجع قضایی مذکور ارسال دارند و هرگاه مراجع مذکور ملاحظه دفتر را لازم بدانند می‌توانند آن را در محلدفترخانه ملاحظه کنند. (ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴/۴/۲۵) دراسناد رسمی تاریخ سند معتبراست ولی در اسناد عادی تاریخ سند فقط درباره اشخاصی معتبر است که در ترتیب آن شرکت نموده اند و همچنیندرباره وراث و قائم مقام آنان، ولی سایر اشخاصی که ضرری برای خود در آن اسناد تصور می نمایند می توانند تاریخسند را تردید یا تکذیب نمایند.(ماده ۲۹۷ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)رسیدگی به اعتبار اسناد در دادگاه:رسیدگی به اعتبار سند از قرار تفصیل است:
۱–تدقیق در صحت سند و تطبیق مفاد آن به اسناد دیگر.
۲– تحقیقات از شهودی که در سند قید شده است و یا از شهود و اماراتی که طرفین به شهادت آنان برای تکذیب یاثبوت اصالت متمسک شده اند.
۳–مطابقه خط و امضای سند متنازع فیه با خط و امضای اسنادی که اصالتشان ثابت و معتبر است.(ماده ۳۳۹قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی) هرگاه تراشید گی و امثال آن در سندباشدعضومحکمهدرصورت مجلس قیدوبه امضای طرفین می رساند.(ماده۳۴۱قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)
ادعای جعلیت اسناد را در کلیه احوال محاکمه می توان نمود و طرفی که می‌خواهد ادعای جعلیت کند باید اعلامنامه مخصوصی در این باب به محکمه بدهد هرگاه در حین جلسه این اظهار بشود در صورت‌مجلس محکمه قید بهامضای اظهارکننده می‌رسد. (ماده ۳۴۳ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)
شخصی که ادعای جعلیت سندی را نموده و در موعد مقرر بدون عذر صحیح دلایل خود را به محکمه تقدیم ننمودهو یا تقدیم نموده ولی محکمه ادعای او را بی مدرک و ماخذ دانسته محکوم است به مجازاتی که از برای مفتریمعین شده است.(ماده ۳۴۹ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)اشخاصی که نوشته شدنسند متنازع فیه و یا مهر و امضا شدن سند مزبور را دیده‌اند و همچنین اشخاصی که در بعضی اتفاقات مطلعند وازاطلاعات آنان می‌توان حقیقت مسئله را کشف نمود احضار شده اظهارات آنان بعد از دادن التزام در شهادت استماعو سند مذکوره به آنان ارائه و کلیه اظهارات آنان در صورت‌مجلس قید شده به امضای آنان می رسد.(ماده ۳۶۲ قانوناصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)محکمه نمی‌تواند هیچ سندی را بدون مداقه در مفاد آن وبدون دلیل رد کند.(ماده ۲۸۱ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)(موادقانون فوق طیماده۱۸۰قانون اجرای احکام مدنی مصوب ۱۳۵۶/۸/۱ و بقیه مواد با ماده۷۸۹ قانون آیین دادرسی مدنی مصوب ۱۳۱۸/۸/۱ خورشیدی منسوخ گردیده)محکمه صلح حق ندارد در باب چیزی حکم بدهد که ادعا نشده است یا بیشتر ازآنچه متداعیین تقاضا کرده‌اند حکم بدهد.(ماده ۹۵قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)محکمه صلح خودش درصددتحصیل دلایل برنمی آیدمدرک حکم اوفقط دلایلی است که طرفین اقامهمی کنند.(ماده۵۷قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اظهار تردید نسبت به اسناد:اظهارتردید باید بعداز ارائه سند طرف مقابل تا انتهای جلسه اول محاکمه به عمل آید. (ماده۳۳۷قانون اصول محاکماتحقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)در مقابل این اظهار تردید طرف دیگر باید در همان جلسه صریحا اعلامنمایدکه آن سند را استرداد می‌کند یا نه، هرگاه صاحب سند اعتراضی نکرده و یا سند خود را استرداد نمود محکمهبه اسناد دیگر رجوع می کند ولی این رفتار و اظهار صاحب سند دلیل بر بطلان آن نخواهد بود. هرگاه صاحب سندسندخود را استرداد نکرد به اعتبار آن سند رسیدگی میشود.(ماده ۳۳۸ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی ) اسنادی که در ممالک خارجه موافق قوانین آن ممالک نوشته شده است در محاکم علنیایران اسناد قانونی شناخته می شود مادامی که مفاد آنها مخالف با قوانین ایران نباشد مگر آنکه اعتبار آنها تکذیب وبه درجه ثبوت برسد.(ماده ۲۹۱ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)
در مورد ماده قبل از اسنادی که در ممالک خارجی نوشته شده است فقط در صورتی در محاکم عدلیه ایران پذیرفتهاست که:
اولاً–سفارت یا کنسولگری های ایران در خارجه تصدیق کرده باشند که اسناد مذکوره موافق قوانین مملکت متوقففیهای آنان نوشته شده است.
ثانیا–مفاد اسناد مذکور بر خلاف قوانین ایران نباشد (ماده ۲۹۲ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)اسناد رسمیه در حق طرفین و وراث و قائم مقام آنها معتبر است تا اندازه ای که قانون معین کرده(رجوعبه قانون ثبت اسناد و مواد آتیه)(ماده ۲۷۴ قانون اصول مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اسناد عادی در دو مورد اعتباراسناد رسمی راداشته درباره طرفین معاهدین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است:
اولاً–در مواردی که اسناد مزبوره را طرفی که بر علیه آن اقامه شده است تصدیق نماید.
ثانیاً– در صورتی که در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که رد کرده است فی الواقع امضا و مهر نمود است.(ماده ۲۸۵ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)
اظهار شک و تردید و اظهار بی‌اطلاعی نسبت به اسناد رسمی پذیرفته نیست و فقط می‌توان ادعای جعلیت نسبت بهاسناد مذکور نمود و یا ثابت نمود که اسناد مذکوره به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.(ماده ۲۸۶ قانوناصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)
اظهار شک و تردید نسبت به اسناد عادی جایز است مگر از طرف شخصی که به اسم او آن سند نوشته شده و مهر وامضای او را دارد نسبت به این نوع اسناد نیز فقط ادعای جعلیت پذیرفته است.(ماده ۲۸۷ قانون اصول محاکماتحقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)
هرگاه رعایت قانون تمبر در اسنادی که موافق قانون مزبور بایستی تمبر شده حق تمبر را بپردازد نشده باشد عدمرعایت قانون مزبور باعث رد آن اسناد در محاکم عدلیه نمی‌شود ولی در صورتی که حق قانونی تملک این نوع اسنادتادیه نشده باشد محکمه موافق قانون مجازات خاطی را معین می کند.(ماده ۲۸۸ قانون اصول محاکمات حقوقیمصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)در اسناد رسمی تاریخ سند معتبر است ولی در اسناد عادی تاریخ سند فقط دربارهاشخاصی معتبر است که در ترتیب آن شرکت نموده اند و همچنین درباره وراث و قائم مقام آنان، ولی سایراشخاصی که ضرری برای خود در آن اسناد تصور می نمایند می توانند تاریخ سند را تردید یا تکذیب نمایند.(ماده۲۹۷ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی) اسنادی که در محکمه ابراز میشود و معتبرندممکن است بر نفع طرف مقابل دلیل باشد در این موارد ابراز کننده سند حق ندارد از سند خود استنکاف نماید و یا ازمحکمه خواهش کند که سند او را کان لم یکن فرض کند.(ماده ۲۹۸ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اسناد رسمیه در حق طرفین و وراث و قائم مقام آنها معتبر است تا اندازه ای که قانون معینکرده(رجوع به قانون ثبت اسناد و مواد آتیه)(ماده ۲۷۴ قانون اصول مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اسناد عادی در دومورد اعتبار اسناد رسمی راداشته درباره طرفین معاهدین و وراث و قائم مقام آنان معتبر است:
اولاً–در مواردی که اسناد مزبوره را طرفی که بر علیه آن اقامه شده است تصدیق نماید.
ثانیاً– در صورتی که در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که رد کرده است فی الواقع امضا و مهر نمود است.(ماده ۲۸۵ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)
اظهار شک و تردید و اظهار بی‌اطلاعی نسبت به اسناد رسمی پذیرفته نیست و فقط می‌توان ادعای جعلیت نسبت بهاسناد مذکور نمود و یا ثابت نمود که اسناد مذکوره به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.(ماده ۲۸۶ قانوناصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)
اظهار شک و تردید نسبت به اسناد عادی جایز است مگر از طرف شخصی که به اسم او آن سند نوشته شده و مهر وامضای او را دارد نسبت به این نوع اسناد نیز فقط ادعای جعلیت پذیرفته است.(ماده ۲۸۷ قانون اصول محاکماتحقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹خورشیدی)
هرگاه رعایت قانون تمبر در اسنادی که موافق قانون مزبور بایستی تمبر شده حق تمبر را بپردازد نشده باشد عدمرعایت قانون مزبور باعث رد آن اسناد در محاکم عدلیه نمی‌شود ولی در صورتی که حق قانونی تملک این نوع اسنادتادیه نشده باشد محکمه موافق قانون مجازات خاطی را معین می کند.(ماده ۲۸۸ قانون اصول محاکمات حقوقیمصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)در اسناد رسمی تاریخ سند معتبر است ولی در اسناد عادی تاریخ سند فقط دربارهاشخاصی معتبر است که در ترتیب آن شرکت نموده اند و همچنین درباره وراث و قائم مقام آنان، ولی سایراشخاصی که ضرری برای خود در آن اسناد تصور می نمایند می توانند تاریخ سند را تردید یا تکذیب نمایند.(ماده۲۹۷ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی ) اسنادی که در محکمه ابراز میشود و معتبرندممکن است بر نفع طرف مقابل دلیل باشد در این موارد ابراز کننده سند حق ندارد از سند خود استنکاف نماید و یا ازمحکمه خواهش کند که سند او را کان لم یکن فرض کند.(ماده ۲۹۸ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اظهار شک و تردید و اظهار بی‌اطلاعی نسبت به اسناد رسمی پذیرفته نیست و فقط می‌توان ادعایجعلیت نسبت به اسناد مذکور نمود و یا ثابت نمود که اسناد مذکوره به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است.(ماده ۲۸۶ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)در اسناد رسمی تاریخ سند معتبر است ولیدر اسناد عادی تاریخ سند فقط درباره اشخاصی معتبر است که در ترتیب آن شرکت نموده اند و همچنین دربارهوراث و قائم مقام آنان، ولی سایر اشخاصی که ضرری برای خود در آن اسناد تصور می نمایند می توانند تاریخ سند راتردید یا تکذیب نمایند.(ماده ۲۹۷ قانون اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی) اسنادی که درمحکمه ابراز میشود و معتبرند ممکن است بر نفع طرف مقابل دلیل باشد در این موارد ابراز کننده سند حق ندارد ازسند خود استنکاف نماید و یا از محکمه خواهش کند که سند او را کان لم یکن فرض کند.(ماده ۲۹۸ قانون اصولمحاکمات حقوقی مصوب۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)اسناد وابسته:هرگاه طرفی سندی ابراز کند که در آن سند به سنددیگری رجوع شده باشد طرف مقابل حق دارد ابراز آن سند دیگر را هم بخواهد.(ماده ۲۷۰ قانون اصول محاکماتحقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)تعریف اسنادکتبی:اسنادکتبی عبارت است ازکلیه نوشتجات طرفین اعم ازاینکه رسمی باشد یا عادی.(ماده ۲۶۹ قانون موقتی اصول محاکمات حقوقی مصوب ۱۲۹۰/۸/۲۹ خورشیدی)(ماده فوقطی ماده ۱۸۰ قانون اجرای احکام مدنی مصوب ۱۳۵۶/۸/۱ و بقیه مواد با ماده ۷۸۹ قانون آیین دادرسی مدنی مصوب۱۳۱۸/۸/۱ خورشیدی منسوخ گردیده)