ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ می گوید: مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنونیا غیررشید یا به نحوی دیگر ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نمایند مگر اینکه معامله به وسیله قائممقام قانونی اشخاص مزبور واقع شود.
ماده ۵۷ قانون فوق وظایف مهمی رادرخصوص شرایط اصحاب معامله برعهده سردفتر گذاشته که به شرح ذیلاست :
۱–احراز هویت اشخاص.
۲–احرازاهلیت اشخاص.
۳–احراز صلاحیت اشخاص.
هرگاه مباشر ثبت در هویت اشخاص شک داشته باشد باید دو نفر معروف خود که طرف اعتماداو باشند تحقیقاتلازمه به عمل آورد تحقیقات مذکوره را در دفتر و همچنین درخود اسناد و تصدیقاتی که می دهد می کند درمعاملاتراجعه به غیر منقول تحقیقات باید توسط سه نفر معروف ومعتمد به عمل آید.( ماده ۵۳قانون ثبت مصوب ۱۲۹۰)
باوضع قانون ثبت اسنادمصوب ۱۳۰۲ این اختیارات که دامنه نامحدودی داشت ازسردفتر (مباشر قدیم)سلب وبهشکلی روشن ومشخص درآمد.
وقتی که مباشر ثبت نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن اسنادامتناع نماید.(ماده۷۷ قانون ثبت مصوب ۱۳۰۲)
به نظر می رسد منظور قانونگذار از عبارت “”وقتی مباشر ثبت نتواند …””این است که علیرغم درخواست سردفترازاصحاب معامله مبنی بر معرفی شهود آنها از ارائه و معرفی شهود استنکاف نمایند.
هرگاه سردفتر درخصوص اهلیت وصلاحیت اشخاص شک کند باید از ثبت سند خودداری نماید.ونمی تواند موضوعرا با کمک شهود (همچون احرازهویت )خاتمه دهد.ملاک اهلیت استیفاء اشخاص علاوه بر مدنظر قراردادن مدارکهویتی همچون شناسنامه و کارت ملی ، تحقیق در خصوص سلامت روانی و دماغی افراد است.ومنظور از تحقیقمطرح نمودن چند پرسش ساده مبنی براینکه معامل جهت چه کاری به دفترخانه آمده! یا اینکه به چه قصدیمبادرت به امضاء می زند؟واین قصد امضاء بسیار مهم است چرا که ممکن است شخص را از باب فروش ملکش بهدفترخانه آورده باشند ولی به ایشان گفته اند فقط یک وکالت ساده و کاریست.بهمین دلیل کشف نیت واقعی معاملاسناد توسط سردفتربسیار مهم است.وهیچگاه به کمک شهود حل نخواهد شد واین موضوع کاملا با مسولیتسردفتر انجام می شود.
درصورتی که شخص بالای ۱۸ سال بوده و از نظر سلامت روانی فاقد مشکل خاصی باشد می تواند دردفترخانه حاضرو نسبت به تنظیم هرنوع سند با داشتن سایر شرایط اقدام نماید.لازم است یادآوری شود که موضوع احراز هویتاصحاب معامله با احراز صلاحیت آنها تفاوت دارد چرا که موضوع احرازهویت ازقواعد مخیره و تکمیلی استدرحالیکه مبحث صلاحیت داخل در قواعد آمره می باشد بعبارت دیگر درخصوص تردید در هویت طرفین معاملهموضوع به تجویز قانونگذار با دونفر شهود قابل حل است اما درموردی که سردفتر در صلاحیت اشخاص تردیدنماید مطلقا مجوزی برای استمداد از شهود ندارد.
هرچند در قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ به صراحت ماده ۵۷ این قانون، قانونگذار این اجازه را به سردفتر داده بودکه در صورت تردید در صلاحیت اشخاص دراموال منقول ۲ نفر و در اموال غیر منقول ۳ نفر رابعنوان معتمد انتخابومراتب صحت ثبت سند را تایید نمایند.ولی به نظر می رسد بکار رفتن واژه صلاحیت در ماده ۵۷ قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰ ازباب مسامحه بوده ومنظور قانونگذار از کلمه صلاحیت،هویت می باشد. در تمام مواد مشابه قوانینمتاخرنیز هیچگاه عبارت صلاحیت بکار نرفته است.
باید افزود که صلاحیت عبارت از اختیاریست که شخص سوای اهلیت برای انجام کاری لازم دارد.مثلا شخصی کهمالک یا ماذون ازقبل مالک نیست،نمی تواند بعنوان مالک یا وکیل مالک دردفترخانه حاضر شده و جهت انتقال ملکموضوع فلان پلاک ثبتی امضاء نماید.هرچند ایشان اهلیت تام داشته باشد اماچون فاقد صلاحیت است بنابراینمجاز به زدن امضاء نیست.
مثلا ماده ۷۷ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۲ می گوید: وقتی که مباشر ثبت نتواند به وسیله شهود معروفومعتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن اسناد امتناع نماید.
همچنین ماده ۱۴۹قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸ می گوید:وقتی مسئول دفتر نتواندبه وسیلهشهودمعروف ومعتمدهویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
ونیز ماده ۵۲ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ وقتی که مسئول دفتر نتواندبه وسیله شهودمعروف ومعتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
اصولا تنظیم سند برای اشخاص مجنون، غیر بالغ،سفیه یا ورشکسته ممنوع است وهمچنین اسنادی که موضوع آنهاموقوفات یا مشترکات عمومی یا مجهول المالک یا ازاملاک واموال دولتی است. (ماده ۵۷ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰) و ماده ۸۱ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۰۲چنین می گوید:مباشر ثبت نمی تواند اسناد اشخاصی راکهطرفین یا طرف معامله آنها غیر بالغ یا مجنون یا سفیه یا به نحوی ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نمایدمگر آنکه آن معامله را کسی نموده باشد که قانوناً حق معامله دارد.
ونیز ماده ۱۵۴ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب بهمن ۱۳۰۸ دراین باره می گوید:
مسئول دفتر نباید اسناد اشخاصی راکه طرفین یا یک طرف معامله آنها غیر بالغ یا مجنون یا سفیه یا به نحوی ازانحاء قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید مگر اینکه آن معامله را کسی نموده باشد که قانونا حق آن معاملهرا دارد.
همچنین ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ می گوید:مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را کهمجنون یا غیررشید یا به نحوی دیگر ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نمایند مگر اینکه معامله به وسیلهقائم مقام قانونی اشخاص مزبور واقع شود.
افراد ممنوع تصرف به مفهوم خاص به افرادی اطلاق می شود که بواسطه حکم دادگاه مجاز به تصرف در اموالخود نیستند. خوشبختانه اززمان اجرایی شدن سیستم آنی ثیت، دفاتراسنادرسمی به سهولت قادر به شناسایی اینافراد می باشند به نحوی که حتی بعنوان متعامل سند نمی توانند در دفترخانه جهت خدمات ثبتی حاضر گردند.
وقتی که مباشر ثبت سندی راجع به نفع خودیا کسانی که درتحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعندیا با اوقرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تادرجه سوم دارندیا درخدمت او هستندثبت می نمایدبایدبه مطلعین کهدرسایراسنادمقرراست دونفردیگرکه معتمد بوده واصحاب معامله رامی شناسندمنضم کرده با حضور ایشانسندراثبت کرده به امضای ایشان نیزبرساند والا آن ثبت نسبت به موادو مواردی که به نفع اشخاص مزبوره راجعاست ازدرجه اعتبار ساقط است.(ماده ۵۵ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰)
جواز تنظیم سند برای خویشاوندان ویا کسانی که تحت ولایت و قیمومت سردفتر هستند تاقبل ازوضع قانون ثبتاسناد مصوب بهمن ۱۳۰۸ ادامه داشت یعنی سردفتر اجازه داشت با اخذ دو نفر شهود و مطلع نسبت به تنظیم سندبرای خویشاوندان خود اقدام کند اما باوضع قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸این اختیار ازسردفتر سلبگردید.
مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خودیا کسانی که درتحت ولایت یا وصایت ویا قیمومت او واقعندویا با او قرابت نسبی تادرجه چهارم یا سببی تادرجه سوم دارند ویا درخدمت او هستند ثبت نماید.(ماده ۱۵۰ قانونثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸)هرگاه اصحاب معامله یا مطلعین زبان فارسی راندانند ومباشر ثبت نیز زبانآنها را نداندحضور مترجم لازم است.(ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
ثبت سند برای اصحاب معامله یا وکلای آنها در حضور مطلعین قرائت و با اصل سند مقایسه و با امضاء تصدیق می شود (ماده ۶۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
اصحاب معامله که قرائت ثبت دفتر را بی حضور مطلعین استماع نموده انددروقت امضای ثبت سندبایداعلام نمایندکه ثبت راقرائت کرده یا قرائت آن رااستماع کرده اندومراتب بایددردفترقیدشود.(ماده۷۰قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
اصحاب معامله کر وکور: در صورتی که اصحاب معامله اشخاص کر یا کور یا گنگ باشند حضور مطلعین در قرائت و معامله ثبت سند لازم است. (ماده ۷۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)اصحاب معامله کرو بیسواد: در مواردی که معامله راجع به اشخاصی است که هم کرند و هم بی سواد به علاوه مطلعین معمولی باید شخصی هم که طرف اعتماد آنها است و می‌تواند با آنها به اشاره حرف بزند دعوت شود و شخص مذکور باید جامع تمام شرایط مندرج در ماده ۵۹ باشد به جز شرایط فقره چهارم که مانع از دعوت اونخواهد شد. (ماده ۷۳ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)مباشر ثبت باید به توسط سوالاتی که راجع به موضوع سند است یقین حاصل نماید که شخص کر و بی سواد اشاراتی را که به او می‌شود میفهمد (ماده ۷۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)اصحاب معامله باسواد: اشخاصی که سواد دارند می توانند خودشان ثبت سند را خوانده رضایت خود را اعلام نمایند و این نکته باید قبل از امضای ایشان در دفتر قید شود.(ماده ۷۲ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
اشخاصی که هم کر و هم گنگ بوده و قادر بر قرائت باشند طرف معامله هستند باید بعد از خواندن ثبت دفتر با خط خودشان در دفتر بنویسندکه ثبت را خواندند و رضایت‌نامه دارند. (ماده ۷۵ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در موردی که در ماده قبل سواد نداشته باشند باید به علاوه شخصی که به اشاره با آنها حرف می‌زند نیز شخصی را دعوت کرد که این اشارات را میفهمد این شخص باید جامعه شرایط مطلعین باشد به جز شرایط فقره چهارم که مانع از پذیرفتن او نیست (ماده ۷۶ قانون ثبت اسناد و مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
بعد از اجرای ترتیبات فوق الذکر ذیل ثبت را در خود دفتر ثبت اصحاب معامله و مطلعین و مباشر ثبت امضا می‌کنند. (ماده ۷۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
امضاءسند به جای غیر به امر سردفتر:هرگاه طرف یا طرفین معامله به واسطه بی سوادی یا جهات دیگری نتوانند امضا نمایند شخص دیگری به امر ایشان امضا نموده و مطلعین نیز جهت را قید و امضا می‌نمایند. (ماده ۷۸ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
امضاء درمنزل توسط مباشرثبت: هرگاه طرف معامله به واسطه مرض سخت یا موانع مشروع دیگر نتواند در مباشرت ثبت حاضر بشود مباشر ثبت می تواند در خارج از ساعاتی که برای کار در مباشرت معین شده در منزل آن شخص حاضر شده با رعایت تمام ترتیبات مقرره وظایف خود را انجام بدهد. (ماده ۷۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)(قانون ثبت فوق باماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۳۰۲/۱/۲۸ خورشیدی نسخ شده است.)اصحاب معامله محجور:
مباشرثبت نمی توانداسناداشخاصی راکه طرفین یاطرف معامله آنهاغیربالغ یا مجنون یاسفیه یا به نحوی ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستندثبت نمایدمگراینکه آن معامله راکسی نموده باشدکه قانوناحق معامله رادارد.(ماده ۸۱قانون ثبت اسناد و املاک مصوب۲۱حمل۱۳۰۲خورشیدی)
(ماده قانون فوق با ماده ۲۵۵قانون ثبت اسنادواملاک مصوب ۱۳۰۸/۱۱/۲۱خورشیدی نسخ گردید