به موجب قوانین ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ و ۱۳۰۲/۱/۲۱خورشیدی مباشرین ثبت ازمتخصصین ثبت اسناد درآن زمان بوده که وظیفه تنظیم اسناد را وفق مقررات قانونی برعهده داشتند مباشرین از مستخدمان ثبت بشمار می رفتندومباشرت ثبت یکی ازبخش های دایره ثبت اسناد آن زمان محسوب می شد.(نویسنده)
عده مباشرین ثبت در هر محل و حوزه محکمه ابتدایی منوط به مقتضیات محل و کیفیات حوزه مذکور می‌باشد و آن عده را وزیر عدلیه با موافقت وزیر مالیه و وزیر داخله معین نموده و به مقامات لازم پیشنهاد می نماید. (ماده ۴ قانون ثبت اصلی مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشرین ثبت باید دارای شرایط ذیل باشند:
اولاً- تابعیت ایران .
ثانیا-مذهب اسلام.
ثالثا-سن آنها لااقل ۲۵سال باشد.
رابعا- دادن امتحان به طوری که در ماده ۸ مقرر است.(ماده۵قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹)
شغل مباشرت ثبت به اشخاصی تفویض می‌شود که قبلا امتحان سواد فارسی و دانستن قوانین و نظامات راجع به ثبت اسناد را کاملاً در حضور رئیس محکمه ابتدایی و مدعی العموم آن محکمه و مدیر ثبت داده باشند پرگرام آن امتحان را وزارت‌عدلیه مرتب و برای اطلاع اهالی در جراید محل اعلان می نماید.
تنبیه- هرگاه شغل مدعی العموم در محکمه ابتدایی تاسیس نشده باشد به جای او دو نفر از معاریف محل صلاحیت امتحان نمودن را داشته باشند به مجلس امتحان دعوت می‌شوند.(ماده ۸قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
اشخاص مفصله ذیل نمی توانند برای مباشر ثبت معین شوند:
اولاً-اشخاصی که در تحت قیمومت شرعی هستند.
ثانیا-ورشکستگان به تقصیر.
ثالثاً-مرتکبین جنایات از قبیل قتل و سرقت و غیر هما و معروفین به ارتکاب جنایات که شرعا برائت خود را حاصل نکردند.(ماده ۶ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
مباشرین ثبت نمی توانند با شغل خود شغلی را در ادارات دولتی یا انجمن‌های بلدیه و ایالتی و ولایتی و غیرها توام نمایند و یا شغل وکالت را در محاکم عدلیه متصدی شوند.(ماده ۷ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
عزل مباشرین ثبت بعدازصدورحکم محکمه که صلاحیت حکم راداردباوزیرعدلیه است.(ماده ۱۰قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت قبل ازمباشرت به شغل خودشان بایددرهیات اجتماعیه محکمه ابتدایی قسم یادنمایندکه به صحت ودرستی وظایف خودراانجام خواهندداد.(ماده۱۱قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت درخدمت دولتی محسوب وازحیث رتبه وحقوق وکفایت خدمتی مقام معاونین منشی های (دفتردارهای)محاکم ابتدایی رادارندمقرری مباشرین ثبت به موجب ماده۱۳۳معین می شود.(ماده ۱۲قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت مکلفندکه وظایف خودرافقط درحوزه محکمه ابتدایی متبوعه انجام بدهندواقدامات آنهادرخارج ازحوزه مذکوره اثرقانونی نداردولی درحدودحوزه محکمه ابتدایی متبوعه مباشرین ثبت وظایف خودرانسبت به کلیه ارباب رجوع انجام می دهندولو آن که اقامتگاه ارباب رجوع خارج ازحوزه مذکوره باشد.(ماده ۱۳قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت مکلفنداسنادی راکه نزدآنهامی آورندافشا ننمایندومضمون آن اسنادرابه کسی نگویندمگردرمواردی که قانون اجازه می دهدتخلف ازمفاداین ماده مستلزم مجازاتی می شودکه درماده ۱۲۴مصرح است.(ماده۱۴قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
(ماده ۱۲۴:هرگاه اجزاءاداره ثبت اسنادصورت ثبت یا سواد سندی رابه کسانی که دراین قانون رخصت داده نشده بدهند یاخوداسنادی که نزدآنان می آورندافشانمایندیا مضمون آنهارابه کسانی که حق ندارندتوضیحات یا اطلاعات دهند ازشغل خودمعزول شده وبه هیچ خدمت دولتی قبول نخواهندشد.)
مباشرین ثبت مهری خواهندداشت که علامت شیروخورشید رادارا ودرزیرآن نوشته خواهدبودفلان (اسم)مباشرثبت فلان جا(محل).(ماده ۱۵قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
نمونه امضاءونمونه نقش مهرهرمباشرثبت باید یک نسخه به دفترراکد حوزه ابتداییه ونسخه دیگر به دفترراکدکل فرستاده شودکه ضبط شده ودرمواقع لازمه برای تطبیق باامضاءومهرمباشرثبت موجودباشد.(ماده ۱۶قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
دفاترمباشرین ثبت ازقرارتفصیل ذیل است:
اولا-دودفتربرای ثبت اسنادبه طوری که قانون معین می کند.یکی برای معاملات راجعه به اموال غیرمنقوله ودیگری برای سایرمعاملات.
ثانیا-دودفترفهرست که درآن مباشرثبت مفاداسنادثبت شده وتصدیقات خودراباقید سجلات وامضاء هاوهمچنین کلیه اقداماتی راکه موافق وظایف خود یعمل می آوردنسختین می نویسد(به طوراختصارفهرست می کند)
ثالثا-دفترنماینده عمومی که به ترتیب حروف تهجی برای کلیه اسنادکه درنزدمباشرثبت یا تصدیق شده ترتیب می شود.
رابعا-دفترصورت اسنادی که درمباشرت ثبت تودیع می شود.
خامسا-دفترصورت اشخاصی که ورشکسته ویا درتحت قیمومت یا ولایت شرعی اعلان شده اند.
سادسا-دفترعایدات.(ماده۱۸قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مرخصی مباشرین ثبت اسنادموافق قانون مرخصی مستخدمین دولت وبه اجازه رئیس محکمه ابتدایی خواهدبود(اکنون رئیس ثبت محل)ولی باید مباشرثبت درحین مرخصی وهمچنین درحال مرضی که مانع ازتصدی شغل است یک نفرراکه دارای اوصاف وشرایط مباشر ثبت باشد به محکمه ابتدایی به جای خودمعرفی کرده ومسئولیت اداء خساراتی که قانونابرعهده اواست به عهده بگیرد.(ماده ۲۴قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در صورت فوت مباشر ثبت یا انفصال و یا عزل او رئیس محکمه ابتدایی فوراً دفاتر را توقیف کرده به دفتر راکد می فرستد و روی مهر مباشر با سوهان دو خطی که همدیگر را به طور عمودی تقاطع می کنند کشیده آن را از اعتبار می‌اندازد.(ماده ۲۵قانون ثبت اسنادمصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در صورتی که از مباشر ثبت یا مدیر یا معاون او رفتاری مشاهده شود که شایسته مقام آنها نبوده و در انظار عامه رکیک و قبیح باشد (ولو اینکه آن رفتار از اشخاص مذکوره در خارج از خدمت ناشی شود) اطلاعات راجع به آن نوع رفتار و اعمال اشخاص مذکوره توسط رئیس محکمه ابتدایی یا مدعی العموم آن محکمه به محکمه ابتدایی پیشنهاد شده محکمه مذکوره بعد از خواستن توضیحات از متهم و رسیدگی در جلسه اداری محکمه رای خود را در ابقاءیا انفصال مباشر یا مدیر ثبت اظهار می‌دارد و در موارد مقتضی اقدامات لازم را بلاتاخیر برای ضبط اسنادی که متعلق به مردم در مباشرت ثبت امانت است به عمل می‌آورد رای محکمه ابتدایی با تمام اسناد و نوشتجات نزد رئیس محکمه استیناف فرستاده می شود مشارالیه رای خود را ضمیمه رای محکمه ابتدایی نموده مراتب را به وزارت عدلیه پیشنهاد می نماید انفصال محکوم منوط به صدور حکم وزیر عدلیه است و حکم وزیر عدلیه قابل شکایت نیست. (ماده ۴۰ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
شکایاتی که ازمباشرین یا مدیر ثبت راجع به امتناع آنها از ثبت اسناد یا راجع به ثبت سندی و یا تخلف آنها از وظایف قانونی خود شان می شود در آن محکمه ابتدایی باید رسیدگی شود که مباشرین و مدیر های ثبت در حوزه آن واقعند(ماده ۴۱ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه شکایات مذکور در ماده قبل از معاونین مدیرثبت باشد در صورتی که مدیر ثبت حاضر باشد خودش به شکایات مذکور رسیدگی کرده و آنچه را که موافق ماده ۳۹ از خصایص محاکمه است بدانجا ارجاع می‌نماید ولی در صورت مرض یا غیبت مدیر ثبت کلیه شکایات از معاون او راجع به محکمه ابتدایی متبوع است.(ماده ۴۲ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مشاغل مباشرین ثبت از قرار تفصیل است:
اول- ثبت اسنادی که نزد آنها می‌آورند موافقت قسمت دوم این فصل.
دوم: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد همچنین سواد اسنادی که ثبت می شود موافق قسمت سوم این فصل.
سوم- تصدیقاتی که مباشرین ثبت موافق قسمت چهارم این فصل می دهند.
چهارم- پذیرفتن و حفظ کردن اصول اسنادی که در مباشرت ثبت امانت میگذارند.(ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
وظایف مباشرین ثبت ازقرارتفصیل است:
اولا-ثبت اسنادی که نزدآنها می آورندمطابق مقررات این قانون.
ثانیا-دادن سوادمصدق ازاسنادثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۰۷مصرح است.
ثالثا-دادن تصدیق نامه هایی که دراین قانون معین شده است.
رابعا-قبول وحفظ اسنادی که تودیع می شود.(ماده۷۱قانون ثبت اسنادواملاک مصوب۲۱حمل ۱۳۰۲خورشیدی)
در موارد ثبت یا تصدیق باید جهات ذیل قویا رعایت شود:
اولاً -تاریخ سال و ماه و روز و در مواقع لازمه ساعت.
ثانیا- اسم شخص و اسم پدر و شهرت در صورتی که باشد و محل اقامت مباشر ثبت.
ثالثا-امضای او. (ماده ۴۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
در مواردی که مباشر ثبت صورتی از ثبت دفاتر یا سوادی از اسناد یا تصدیقی می دهد ذیل صورت و سواد و تصویر را امضا و مهر کرده نمره دفتر را در آنها قید کرده تاریخ دادن آن را صریحاً در خود صورت یا سواد یا تصدیق با تمام حروف می‌نویسد. (ماده ۴۹ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
هرگاه صورت و سواد و تصدیق در روی چند ورق نوشته شده باشد باید اوراق مذکور قیطان کشیده ممهور و نمره صفحات معین و به امضای مباشر ثبت ممضی باشد (ماده ۵۰ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
امضای اشخاص در اسناد و تصدیقات و همچنین قبض رسیدی که در وقت گرفتن صورت و سواد و تصدیق می دهند در صورتی که به زبان غیر فارسی باشد باید به زبان فارسی ترجمه و توسط مباشر ثبت تصدیق شود و هرگاه مباشر ثبت آن زبان خارجه را نداند ترجمه را به تصدیق عالم به آن زبان رسانیده امضای مترجم را تصدیق می‌کند.(ماده ۵۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
اسامی اشخاصی که اسناد خود را برای ثبت می آورند یا تصدیقی می‌خواهند و یا سندی را امضا می نمایند باید با قید محل اقامت و شغل آنها به طوری که صراحتا نوشته شود که در هویت آنها تردیدی حاصل نشود.(ماده ۵۲ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
هرگاه مباشر ثبت در هویت اشخاص شکی داشته باشد باید توسط دو نفر معروف خود که طرف اعتماد او باشند تحقیقات لازمه به عمل آورد تحقیقات مذکوره را در دفتر و همچنین در خود اسناد و تصدیقاتی که می دهد قید می‌کند در معاملات راجع به غیر منقول تحقیقات باید توسط سه نفر معروف و معتمد به عمل آید. (ماده ۵۳ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰/۲/۱۹ خورشیدی)
در صورتی که مباشرثبت نتواند به وسیله مذکوره در ماده قبل هویت اشخاص را معلوم کند این نکته را در سند و تصدیق و دفتر قید کرده و سایر دیگری را که به واسطه آن هویت اشخاص را معلوم کرده است ذکر می نماید.(ماده ۵۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
وقتی که مباشر ثبت سندی راجع به نفع خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومیت او واقعندیا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند یا در خدمت و هستند ثبت می نماید باید به مطلعین که در سایر اسناد مقرر است دو نفر دیگر که معتمد بوده و اصحاب معامله را می‌شناسند منضم کرده با حضور ایشان سند را ثبت کرده به امضای ایشان نیز برساند و الا آن ثبت نسبت به مواد و مواردی که به نفع اشخاص مزبوره راجع است ازدرجه اعتبارساقط است.(ماده۵۵قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
هرگاه به واسطه تقصیر مباشر ثبت، سندی از اعتبار افتاده باشد مشارالیه باید به علاوه مجازات مقرره از عهده مصارف ثبت آن سند برآید. (ماده ۸۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
تصدیقاتی که مباشرین ثبت به موجب خواهش ارباب رجوع می توانند بدهند در موارد مفصله ذیل:
اولاً- تصدیق مطابقت بودن سواد با اصل سند.
ثانیا-تصدیق اصالت امضاء.
ثالثاً- تصدیق اینکه در چه تاریخ سندی در دفاتر ثبت، ثبت شده است.
رابعا-تصدیق اظهاری که از طرف شخصی توسط مباشر ثبت به شخص دیگری شده است.
خامسا- تصدیق هویت.
سادسا- تصدیق حیات.(ماده ۹۴ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰/۲/۱۹خورشیدی)
مباشرین ثبت اسنادبایدبه تقاضای مستنطق دفاترخودرابه او نشان بدهند.(ماده۱۰۱قوانین موقتی محاکمات جزایی مصوب۱۲۹۱/۵/۳۱ خورشیدی )