یکی از وظایف سردفتران (مباشرین ثبت)ثبت اسناد وفق قوانین ومقررات موجود می باشد.
درتعریف سند می توان گفت اصولا به هرنوشته ای که مفادآن درمقام دفاع یا اثبات موضوعی بوده وبه امضاء طرف یا طرفین ویا اثرانگشت آنها ویا بعضا مهر نیز رسیده باشدسند گفته می شود.واصولا هرسندی باامضاء یا اثرانگشت متولد می شود.
سند بر دونوع است :رسمی و عادی.(ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی)
سند رسمی مطابق تشریفات خاصی که قانونگذاردرنظر گرفته توسط مامورین صلاحیت دار در حوزه ماموریت خود تنظیم می شود.
سندعادی نوشته ایست که  بدون رعایت تشریفات فوق بین دویا چندنفر تنظیم می گردد.علیرغم امتیازات ورجحان انکار ناپذیر اسنادرسمی نسبت به اسناد عادی(که به علل این برتری درموضوعات مرتبط اشاره خواهدشد) باید گفت ارزش  وکارایی هرسند بیشتر به محتوا،مفاد و نحوه تحریر آن برمی گردد تا به رسمی و عادی بودن آن .بعبارت دیگر ممکن است یک سند عادی توسط نگارنده ای توانمند با مفادی محکم وشفاف به رشته تحریر درآمده وبه سهولت گویای قصد طرفین باشد هرچند این دسته اسناد باتوجه به تعریف و ساختارآنها طبیعتا دستخوش هجوم حملاتی همچون جعل ویا انکار و تردید قرارگرفته و ذینفع رادر چالشی موقت می اندازد اما درنهایت حقیقت آشکار گردیده وصاحب سند ازامتیازات سند مکتوب خودمنتفع خواهد شد.متقابلا دیده شده که برخی از سردفتران با تنظیم اسنادی(رسمی) مبهم و نامتقارن نه تنها گره از مشکلی باز ننموده اند که برآن افزوده اند.بطور مثال عدم تقارن عنوان سند با متن سند (عنوان سند اقرارنامه  ولی آرایش کلمات درمتن سند تعهد می باشده)بهمین دلیل به نظر می رسد شرایط ماهوی(مفادی) اسناد مهمتراز شرایط شکلی آن می باشد.
باتوجه به مقدمه فوق لزوم دارا بودن فن نویسندگی برای مباشرین ثبت اجتناب ناپذیر می باشدچرا که یکی از وظایف مهم آنها ازبدو قانونگذاری نوشتن اسناد بوده که برابر مواد آتی مبسوطا توضیح داده خواهد شد.
ماده ۴۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ می گوید:
مشاغل مباشرین از قرار تفصیل است :
اول-ثبت اسنادی که نزد آنها می‌آورند موافق قسمت دوم این فصل .
دوم -دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد همچنین سواد اسنادی که ثبت می شود موافق قسمت سوم این فصل. سوم- تصدیقاتی که مباشرین ثبت موافق قسمت چهارم این فصل می دهند.
چهارم-پذیرفتن وحفظ کردن اصول اسنادی که در مباشرت ثبت امانت می گذارند.

درثبت اسنادی که نزد سردفتران می‌آورند.
قانونگذار ازماده ۵۶ الی ۸۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ نحوه و چگونگی تنظیم سند را به خوبی توضیح داده وهدف قانونگذار ازاین توضیحات دقیق و  موشکافانه جلوگیری از سواستفاده های متعارف  وتفسیرهای ناصواب بوده که بارعایت آنها به سند اعتباری رسمی داده می شود و مقصود از رسمی شدن اسناد، قطعی نمودن تاریخ سند و ضبط خط و مهر و اقرار و حفظ تمامی مندرجات ومفادسند از هرگونه تغییر و تبدیل می باشد.اگرچه عمر ۱۲ ساله این قانون به صراحت ماده واحده قانون نسخ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب۲۸ حمل ۱۳۰۲ پایان یافت ولی همین ۲۵ ماده شالوده اصلی رویه ای گردید که هم اکنون نیز بین دفاترمرسوم و متداول است.
اصولا مباشرین ثبت (سردفتران کنونی)جهت ثبت اسنادی که نزد آنها می آورندموظف به رعایت یک سلسله قواعد و مقررات قانونی بوده که عدم رعایت هرکدام ازآنها می تواند سند را ازاعتبار بیاندازد.
اسناد پس ازتنظیم باید سطر به سطر همگی باحروف وارد دفترشود
علت تمام این دور اندیشی ها وسختگیریهای قانونگذار، جلوگیری ازتحریف و یا سواستفاده های احتمالی است اصرارقانونگذار به عدم گذاشتن جای خالی ، توضیح بجای اصلاح  درموارد اشتباه درتحریر،لزوم نوشتن اعداد وارقام باحروف و همچنین بستن انتهای خطوط درپایان هرروز.همه و همه بجهت رسمی و قطعی کردن موضوع سند می باشد.به شکلی که جای هیچگونه سوال و یا تفسیری باقی نماند.
ماده ۷۱قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۲  نیزوظایف مباشرین ثبت رابدین شرح بیان می کند:
اولا-ثبت اسنادی که نزد آنها می آورندمطابق مقررات این قانون.
ثانیا-دادن سوادمصدق ازاسنادثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۰۷ مصرح است.
ثالثا-دادن تصدیق نامه هایی که دراین قانون معین شده است.
رابعا-قبول وحفظ اسنادی که تودیع می شود.
همچنین ماده ۱۴۲ قانون ثبت اسنادواملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸ می گوید:وظایف مسئولین دفاتر اقرار تفصیل ذیل است:
۱-ثبت کردن اسنادمطابق مقررات قانون.
۲-دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که درماده ۱۸۱مصرح است.
۳-تصدیق صحت امضاء.
۴-قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.
مبحث ثبت اسناد به سه قسم تقسیم می شود:
قسمت اول: مربوط به خود اسنادونحوه ثبت وچگونگی تحریرآن.
قسمت دوم:مربوط به شرایط اصحاب سند.
قسمت سوم: تکالیف سردفتران درچگونگی تنظیم و ثبت سند.
قسمت اول-سند ونحوه ثبت آن:
اسنادباید کلمه به کلمه من البدو الی الختم متنا وهامشا بلاتفاوت مطابق با اصل ثبت شود.(ماده ۵۶ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
اسناد باید حرفا به حرف من البدوالی الختم متنا وهامشاسجلا و ظهرا ثبت شود.(ماده ۸۰ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۲)
اسناد بایدحرف به حرف ازاول تا آخرمتن و حاشیه سجل وظهر نوشته شود.(ماده ۱۵۳ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸) 
اسنادباید حرف به حرف ازاول تاآخر متن وحاشیه سجل و ظهر ثبت شود.(ماده ۵۶ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶)
ثبت اسناد باید به زبان وخط فارسی باشدوسندی که به غیر زبان یاخط فارسی است باید مطابقت ترجمه آن با اصل بدوا به تصدیق عالم به آن زبان یا خط رسیده ترجمه مصدقه را مباشر ثبت قبول وثبت نمایدو اگر فقط امضاء سند به غیر خط فارسی باشد باید به تصدیق عالم به آن خط فارسی نوشته وبه امضای آن عالم رسیده برای ثبت قبول شود.(ماده ۶۵ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
ثبت باید خوانا بوده واعداد راجعه به مبلغ وتاریخ ونمره لااقل بایدیک مرتبه با تمام حروف نوشته شودوهمچنین تاریخ ونمره باید باتمام حروف درروی سندی که ثبت شده است نوشته شود.(ماده ۶۶قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰) 
فاصله سطور ازهمدیگر باید به یک اندازه بوده سطور دریکجا شروع شده ودریکجا ختم شود بالا بردن سطور در آخر سطر اکیدا ممنوع است باید هرجا که سطر به انتها رسید مباشر ثبت بقیه مطالب را به سطر نو ببردجای سفید وتصحیح واضافه جایزاست فقط به شرایط ذیل:
اولا-جای سفید را باید به دو خطی که همدیگر را تقاطع را تقاطع نمایندازحیز استفاده انداخت.
ثانیا-درموقع تصحیح و اضافه باید روی کلماتی که اشتباها نوشته شده یا زیادی است خط نازکی با مرکب قرمز کشیده وهرگاه باید کلمات دیگر جای کلمات خط کشیده نوشته شود باید بین السطور بالای کلمات باطل شده نوشت.
ثالثا-نکات فوق الذکر (جای سفیدو تصحیح واضافه) باید درآخر ثبت قید شده به امضای اصحاب معامله برسدهرگاه رعایت ترتیبات مقرره دراین ماده نشود ثبت ازدرجه اعتبار ساقط است ومباشر ثبت موافق مواد ۸۱و ۱۳۱ مجازات می شود.(ماده ۶۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
تراشیدن وپاک کردن به هرنحوی ازانحاءدردفتر ثبت اسناد ممنوع است هرگاه تخلف ازمفاد این ماده بشود کلمات تراشیده وهمچنین کلیه آنچه که درمحل پاک شده نوشته شده است ازدرجه اعتبار ساقط است ومباشر ثبتی که مرتکب این خلاف قانون شده است موافق مواد ۸۱ و۱۲۱ مجازات می شود.(ماده ۶۸ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰) 
ثبت سند باید برای اصحاب معامله یا وکلای آنها درحضور مطلعین قرائت وبااصل سندمقابله وبا امضا تصدیق شود.(ماده ۶۹ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰)
دردفترثبت علاوه برمندرجات ماده ۴۸ اسامی مطلعین ووسایل تحقیق هویت آنها وهویت اصحاب معامله وهمچنین اسنادی که اصحاب معامله یا مطلعین دراثبات هویت خودشان ابراز می نمایند و وکالتنامه مصدقه و کلا باید صریحا بعدازثبت سند قید شودو نیز باید اسامی اشخاصی که حق گرفتن صورت رادارند قید شود.(ماده ۶۲ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)
تصدیق نامه هویت و وکالتنامه در مباشرت ثبت ضبط ودرروی آنها تاریخ سال و ماه و روز و نمره ثبت دفتر قید شود.(ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)

اگرچه باتصویب آئین نامه قانون دفاتراسنادرسمی وکانون سردفتران ودفتریاران مصوب ۱۳۹۹/۱۲/۲۸ وجایگزینی دفترالکترونیک بجای دفاترقدیم (موضوع ماده ۱۸  قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب تیرماه ۱۳۵۴) رعایت مواد فوق عملا منتفی گردیده و اسناد برروی اوراق A4 درسه مرحله(پیش نویس؛ سند و پشتیبان) تنظیم می گردد.امااصول ماهوی حاکم بر تنظیم اسنادکماکان برابرروح موادفوق می باشد.بدین شرح که ابتدائا اسناد درقالب پیش‌نویس جهت مطالعه اصحاب معامله چاپ شده ،پس ازتایید وامضاء آن، سردفتر مبادرت به اخذشناسه کرده ومجددا توسط طرفین وسردفترمطالعه می گردد.پس ازتایید متن توسط طرفین، به امضاء نهایی سردفتر می رسدباتایید نهایی سردفتر وصدور همزمان نسخه پشتیبان، سند در سامانه ثبت گشته وغیر قابل تغییر (جزازطریق اقرارنامه اصلاحی یا اقاله و یا عزل و استعفاء درخصوص وکالتنامه های تنظیمی)است.
قسمت دوم-اصحاب معامله:
ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ می گوید:مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنون یا غیررشید یا به نحوی دیگر ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نمایند مگر اینکه معامله به وسیله قائم مقام قانونی اشخاص مزبور واقع  شود.
ماده ۵۷ قانون فوق وظایف مهمی رادرخصوص اصحاب معامله برعهده سردفتر گذاشته که به شرح ذیل است :
۱-احراز هویت اشخاص.
۲-احرازاهلیت اشخاص.
۳-احراز صلاحیت اشخاص.
هرگاه مباشر ثبت درهویت اشخاص شک داشته باشد باید دو نفرمعروف خود که طرف اعتماداو باشند تحقیقات لازمه به عمل آورد تحقیقات مذکوره را دردفتروهمچنین درخود اسنادوتصدیقاتی که می دهد می کند درمعاملات راجعه به غیر منقول تحقیقات باید توسط سه نفر معروف ومعتمد به عمل آید.( ماده ۵۳قانون ثبت مصوب ۱۲۹۰)
باوضع قانون ثبت اسنادمصوب ۱۳۰۲ این اختیارات که دامنه نامحدودی داشت ازسردفتر (مباشر قدیم)سلب وبه شکلی روشن ومشخص درآمد.
وقتی که مباشر ثبت نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن اسناد امتناع نماید.(ماده۷۷ قانون ثبت مصوب ۱۳۰۲)
به نظر می رسد منظور قانونگذار از عبارت “”وقتی مباشر ثبت نتواند …””این است که علیرغم درخواست سردفتر ازاصحاب معامله مبنی بر معرفی شهود آنها از ارائه و معرفی شهود استنکاف نمایند.
هرگاه سردفتر درخصوص اهلیت وصلاحیت اشخاص شک کندباید از ثبت سند خودداری نماید.ونمی تواند موضوع را با کمک شهود (همچون احرازهویت )خاتمه دهد.ملاک اهلیت استیفاء اشخاص علاوه بر مدنظر قراردادن مدارک هویتی همچون شناسنامه و کارت ملی ، تحقیق در خصوص سلامت روانی و دماغی افراذ است.ومنظور از تحقیق مطرح نمودن چند پرسش ساده مبنی براینکه جهت چه کاری به دفترخانه آمدی؟ یا اینکه به چه قصدی میخواهی امضاء بزنی؟واین قصد امضاءبسیار مهم است چرا که ممکن است شخص را ازباب فروش ملکش به دفترخانه آورده باشند ولی به ایشان گفته اند فقط یک وکالت ساده و کاریست.بهمین دلیل کشف نیت واقعی معامل اسناد توسط سردفتربسیار مهم است.وهیچگاه به کمک شهود حل نخواهد شد واین موضوع کاملا با مسولیت سردفتر انجام می شود.
درصورتی که شخص بالای ۱۸ سال بوده واژنظر سلامت روانی فاقد مشکل خاصی باشد می تواند دردفترخانه حاضر و نسبت به تنظیم هرنوع سند با داشتن سایر شرایط اقدام نماید.
لازم است یادآوری شود که موضوع احراز هویت اصحاب معامله با احراز صلاحیت آنها تفاوت دارد چرا که درخصوص تردید در هویت طرفین معامله موضوع به تجویز قانونگذار با دونفر شهود قابل حل است اما درموردی که سردفتر در صلاحیت اشخاص تردید نماید مطلقا مجوزی برای استمداد از شهود ندارد.
هرچند در قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ به صراحت ماده ۵۷ این قانون، قانونگذار این اجازه را به سردفتر داده بود که درصورت تردید در صلاحیت اشخاص دراموال منقول ۲ نفر و در اموال غیر منقول ۳ نفر رابعنوان معتمد انتخاب ومراتب صحت ثبت سند را تایید نمایند.ولی به نظر می رسدبکاررفتن واژه صلاحیت در ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰ ازباب مسامحه بوده ومنظور قانونگذار از کلمه صلاحیت،هویت می باشد. در تمام مواد مشابه قوانین متاخرنیز هیچگاه عبارت صلاحیت بکار نرفته است.
باید افزود که صلاحیت عبارت از اختیاریست که شخص سوای اهلیت برای انجام کاری لازم دارد.مثلا شخصی که مالک یا ماذون ازقبل مالک نیست،نمی تواند بعنوان مالک یا وکیل مالک دردفترخانه حاضر شده و جهت انتقال ملک موضوع فلان پلاک ثبتی امضاء نماید.هرچند ایشان اهلیت تام داشته باشد ولی فاقد صلاحیت است.
مثلا ماده ۷۷ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۰۲ می گوید:وقتی که مباشر ثبت نتواند به وسیله شهود معروف ومعتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن اسناد امتناع نماید.
همچنین ماده ۱۴۹قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸می گوید:وقتی مسئول دفتر نتواندبه وسیله شهودمعروف ومعتمدهویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
ونیز ماده ۵۲ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ وقتی که مسئول دفتر نتواندبه وسیله شهودمعروف ومعتمدهویت اشخاص را معین کند باید از ثبت نمودن سند امتناع نماید.
اصولا تنظیم سند برای اشخاص مجنون، غیر بالغ،سفیه یا ورشکسته ممنوع است وهمچنین اسنادی که موضوع آنها موقوفات یا مشترکات عمومی یا مجهول المالک یا ازاملاک واموال دولتی است. (ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد مصوب۱۲۹۰)
وماده ۸۱ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۰۲چنین می گوید:مباشر ثبت نمی تواند اسناد اشخاصی راکه طرفین یا طرف معامله آنها غیر بالغ یا مجنون یا سفیه یا به نحوی ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نماید مگر آنکه آن معامله را کسی نموده باشد که قانوناً حق معامله دارد.
ونیز ماده ۱۵۴ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب بهمن ۱۳۰۸ دراین باره می گوید:
مسئول دفتر نباید اسناد اشخاصی راکه طرفین یا یک طرف معامله آنها غیر بالغ یا مجنون یا سفیه یا به نحوی از انحاء قانونی ممنوع از تصرف هستند ثبت نماید مگر اینکه آن معامله را کسی نموده باشد که قانونا حق آن معامله را دارد.
همچنین ماده ۵۷ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶ می گوید:مسئول دفتر نباید معاملات اشخاصی را که مجنون یا غیررشید یا به نحوی دیگر ازانحاء قانونی ممنوع ازتصرف هستند ثبت نمایند مگر اینکه معامله به وسیله قائم مقام قانونی اشخاص مزبور واقع شود.
افراد ممنوع التصرف به مفهوم خاص به افرادی اطلاق می شود که بواسطه حکم دادگاه مجاز به تصرف در اموال خود نیستند. خوشبختانه اززمان اجرایی شدن سیستم آنی ثیت، دفاتراسنادرسمی به سهولت قادر به شناسایی این افراد می باشند به نحوی که حتی بعنوان متعامل سند نمی توانند در دفترخانه جهت خدمات ثبتی حاضر گردند.
وقتی که مباشر ثبت سندی راجع به نفع خودیا کسانی که درتحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعندیا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تادرجه سوم دارندیا درخدمت او هستندثبت می نمایدبایدبه مطلعین که درسایراسنادمقرراست دونفردیگرکه معتمد بوده واصحاب معامله رامی شناسندمنضم کرده با حضور ایشان سندراثبت کرده به امضای ایشان نیزبرساند والا آن ثبت نسبت به موادو مواردی که به نفع اشخاص مزبوره راجع است ازدرجه اعتبار ساقط است.(ماده ۵۵ قانون ثبت اسنادمصوب۱۲۹۰) 
جواز تنظیم سند برای خویشاوندان ویا کسانی که تحت ولایت و قیمومت سردفتر هستند تاقبل ازوضع قانون ثبت اسناد مصوب بهمن ۱۳۰۸ ادامه داشت یعنی سردفتر اجازه داشت با اخذ دو نفر شهود و مطلع نسبت به تنظیم سند برای خویشاوندان خود اقدام کند اما باوضع قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸این اختیار ازسردفتر سلب گردید.
مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خودیا کسانی که درتحت ولایت یا وصایت ویا قیمومت او واقعند ویا با او قرابت نسبی تادرجه چهارم یا سببی  تادرجه سوم دارند ویا درخدمت او هستند ثبت نماید.(ماده ۱۵۰ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب بهمن ۱۳۰۸)

هرگاه اصحاب معامله یا مطلعین زبان فارسی راندانند ومباشر ثبت نیز زبان آنها را نداندحضور مترجم لازم است.(ماده ۶۱ قانون ثبت اسناد مصوب ۱۲۹۰)